Agócs Balázs, Head of Workplace Services CEE & SEE, iO Partners: Kancelarijsko tržište ulazi u novu fazu, fleksibilnost, kvalitet i podaci diktiraju odluke

- Tržište komercijalnih nekretnina u Srbiji i regionu danas prolazi kroz fazu prilagođavanja novim načinima rada, ali potražnja za kvalitetnim kancelarijskim prostorom ostaje stabilna. Iako su stope raspoloživosti i dalje niske u najtraženijim poslovnim zonama, važno je istaći da tržište nije usporilo. U Beogradu je trenutno oko 140.000 m² kancelarijskog prostora u izgradnji, koji bi trebalo da bude završen do kraja 2027. godine, što predstavlja značajan novi kapacitet.

Istovremeno, kompanije sve češće biraju kvalitetnije objekte, bolje lokacije i prostore koji mogu da podrže savremene modele rada. Posebno se vidi rast fleksibilnih formata, prije svega coworking i servisiranih kancelarija, koje više nisu rezervisane samo za manje timove i startape, već postaju ozbiljna opcija i za velike kompanije koje traže veću fleksibilnost.

Iako je hibridni rad promijenio način na koji se kancelarije koriste, fizički prostor i dalje ostaje važan dio poslovne kulture, saradnje i privlačenja talenata. Danas se više ne postavlja pitanje da li je kancelarija potrebna, već kako da bude bolje planirana i usklađena sa stvarnim potrebama kompanije.

- Hibridni model rada suštinski je promijenio način na koji kompanije razmišljaju o kancelarijskom prostoru. Danas se više ne planira prema pretpostavci da će svi zaposleni svakog dana biti u kancelariji, već se polazi od toga kako ljudi zaista rade i koliko često koriste prostor. Kako se načini korišćenja kancelarijskog prostora sve više razlikuju među zaposlenima i timovima, prostor treba planirati tako da odgovori na njihove različite potrebe, podrži različite vrste aktivnosti i omogući odgovarajuće uslove kako za fokusiran individualni rad, tako i za saradnju i zajednički rad.

Kompanije sve češće usvajaju fleksibilnije modele organizacije radnog prostora, uvodeći dijeljena radna mjesta, prostore za saradnju i dinamičnije upravljanje prisustvom u kancelariji. Zbog toga tradicionalni modeli planiranja zasnovani isključivo na kvadraturi po zaposlenom više nisu dovoljni, pa se sve više primjenjuju nove metodologije i alati za planiranje i upravljanje radnim prostorom.

Najveći izazov danas nije samo pronaći odgovarajući prostor, već procijeniti koliko prostora je zaista potrebno i kako ga planirati dugoročno. Kompanije pokušavaju da usklade neizvjesne obrasce dolazaka zaposlenih sa troškovima zakupa i očekivanjima zaposlenih kada je u pitanju kvalitet radnog okruženja. Kada se tome dodaju troškovi preseljenja i adaptacije, jasno je da odluke o prostoru više nisu operativno, već strateško pitanje.

- iO4Workplace je razvijen kao odgovor na savremene potrebe upravljanja kancelarijskim prostorom i portfoliom nekretnina. Platforma omogućava kompanijama da brzo i na osnovu podataka sagledaju svoje potrebe za prostorom, zamjenjujući pretpostavke analizom različitih scenarija. Kroz jednostavan proces analizira organizacionu strukturu, model rada i ugovore o zakupu, i generiše više scenarija korišćenja prostora. Time menadžment dobija jasan pregled opcija, od optimizacije postojećeg prostora do preseljenja ili reorganizacije, uz uvid u finansijske efekte i dugoročne posljedice svake odluke. Iako ne donosi odluke, platforma vodi korisnike kroz proces strategije radnog prostora uz podršku iO konsultanata.

- U praksi, ovo ostaje jedan od najvećih izazova u upravljanju kancelarijskim prostorom i nekretninama. Tradicionalni modeli planiranja često ne odražavaju stvarno korišćenje prostora, što dovodi do viška ili nedostatka kapaciteta. Hibridni rad dodatno povećava kompleksnost, jer prisustvo zaposlenih varira iz dana u dan. Bez podataka o načinu korišćenja prostora, odluke se često donose na osnovu pretpostavki, što može rezultirati višim troškovima ili ograničiti budući rast.

- Logika "pet pitanja" zasniva se na prikupljanju ključnih informacija koje omogućavaju brzu i realnu procjenu korišćenja kancelarijskog prostora. Platforma analizira broj zaposlenih, postojeći prostor i uslove zakupa, organizaciju timova, obrasce dolazaka u kancelariju i način rada. Na osnovu toga procjenjuje optimalan broj radnih mjesta i potrebnu kvadraturu, što omogućava kreiranje različitih scenarija i detaljno planiranje korišćenja prostora, uz jasniju osnovu za donošenje odluka.

- Jedna od ključnih prednosti platforme je mogućnost da menadžment istovremeno sagleda i uporedi različite scenarije upravljanja prostorom. Bilo da je riječ o produženju postojećeg zakupa, reorganizaciji kancelarije ili preseljenju, platforma za svaki scenario prikazuje ukupan finansijski efekat kroz definisan vremenski period, uključujući troškove zakupa, ulaganja u adaptaciju i operativne troškove. Ovakav pristup omogućava brže, informisanije i dugoročno održivije odluke o prostoru.

- Danas više nije dovoljno osloniti se samo na podatke, ali ni samo na iskustvo. Podaci daju jasnu sliku o tome kako se prostor koristi i gdje postoje mogućnosti za optimizaciju, dok iskustvo pomaže da se ti nalazi stave u pravi poslovni i tržišni kontekst. Zato se najbolje odluke donose kada se analitika kombinuje sa praktičnim iskustvom stručnjaka koji razumiju specifičnosti industrije, način rada kompanije i širu dinamiku tržišta. Takav pristup omogućava da odluke o prostoru ne budu samo efikasne na papiru, već i održive i primjenjive u praksi.

- Upravljanje kancelarijskim prostorom ulazi u novu fazu u kojoj se odluke više neće donositi na osnovu pretpostavki, već na osnovu podataka i realnih obrazaca korišćenja. Kako troškovi prostora rastu, a modeli rada postaju fleksibilniji, kompanije će sve manje sebi moći da priušte neefikasan prostor i odluke donijete po inerciji.

Zato će digitalni alati za planiranje, simulaciju scenarija i optimizaciju prostora postati sastavni dio procesa donošenja odluka, slično kao što su to danas finansijski ili HR sistemi. Platforme poput iO4Workplace nisu samo tehnološka podrška, već način da kompanije brže razumiju svoje potrebe, bolje upravljaju troškovima i donose kvalitetnije dugoročne odluke.

Kancelarija se više neće posmatrati kao fiksni trošak, već kao strateški resurs koji direktno utiče na efikasnost poslovanja, iskustvo zaposlenih i mogućnost budućeg rasta.