Digitalno računovodstvo uz eKnjiženje i OCR tehnologiju

Datalab BH organizuje 19. maja u Sarajevu konferenciju pod nazivom "Connected and secure digital companies". Konferencija stavlja fokus na potrebe digitalizacije privrednog sektora. Prezentirani će biti nova generacija ERP softvera PANTHEON 11, alati za digitalizaciju i automatizaciju poslovnih procesa, trendovi u digitalizaciji, kao i zakonske aktuelnosti u oblasti računovodstva.

Poseban naglasak će biti na PANTHEON uslugama za ePoslovanje koje do krajnjih korisnika pruža Datalab BH u saradnji sa BH Telecom. Alati za digitalizaciju su razvijeni u ERP softveru PANTHEON.

Savremeni dokumentacioni sistem PANTHEON DMS, osim upravljanja dokumentima, upravlja čitavim ciklusom različitih vrsta dokumentacije. Rješenje udružuje na jednom mjestu WorkFlow – unaprijed definirane poslovne procese, upravljanje eDokumentacijom i eKnjiženje, koje radi na bazi OCR tehnologije (optičko prepoznavanje znakova) uz pomoć koje se analogni dokumenti pretvaraju u digitalni oblik, a mogućnost greške pri prepisu podataka zahvaljujući samoukom sistemu se kroz vrijeme svodi na minimum.

Svakodnevno se susrećemo sa novim izazovima koji zahtijevaju upotrebu najdragocjenijeg resursa, a to je naše vrijeme. U poslovnom svijetu kaže se da je vrijeme novac, a produktivnost je nešto što se danas podrazumijeva, ako želimo biti konkurentni na tržištu. Izuzetno je važno efikasno koristiti resurse koje imamo na raspolaganju. U tome nam pomaže digitalizacija poslovnih procesa. Digitalna transformacija globalne ekonomije uveliko se dešava. Brojne su prednosti koje ona donosi sa sobom: smanjenje mogućnosti nastanka greške uzrokovane ljudskim faktorom, ušteda vremena kao najdragocjenijeg resursa i povećanje ekonomičnosti samog procesa.

U Datalabu permanentno rade na razvoju i automatizaciji procesa unutar preduzeća, te su tako razvili i proces eKnjiženja (OCR). eKnjiženje ili optičko prepoznavanje znakova je sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenata u PDF obliku, koji omogućava snimanje i čitanje podataka iz papirnog dokumenta u elektronski oblik, te nadalje automatsko knjiženje u bruto bilans i glavnu knjigu.

Glavne prednosti upotrebe eKnjiženja su brzina pri obradi velike količine primljenih računa: račun se skenira, nakon toga sistem eKnjiženje iz njega automatski prepozna dobavljača, valutu, PDV broj, moguće rabate, te postavke računa (svaku poziciju na računu pretvori u poziciji eRačuna). Brzina cijele obrade računa se povećava višestruko. eKnjiženje je znatno jeftinije i brže nego ručni unos podataka.

Upotrebom eKnjiženja smanjuje se mogućnost greške. Sistem ima razvijeno mašinsko učenje ili tzv. machine learning, što znači da će se sve većom upotrebom preciznost prepoznavanja podataka znatno povećati i obezbijediti više nego 90% pouzdanosti pročitanih podataka.

Istovremeno smo uzeli u obzir želje kupaca za pojedinim funkcijama. Jedna od njih je razdvajanje PDF dokumenata u slučaju da se više faktura skenira u jednoj datoteci.

Sve funkcionalnosti rade uz workflow – poslovni proces. To omogućava potpunu personalizaciju za zahtjevnije korisnike, gdje se npr. fakture skeniraju u administraciji, potvrđuju na više nivoa i knjiže u računovodstvu. S druge strane, unaprijed pripremljeni poslovni procesi su odlično rješenje za manje kompanije, gdje npr. jedna osoba savladava proces od skeniranja računa do knjiženja.

Uvođenje sistema eKnjiženja je nova stepenica u digitalizaciji preduzeća i osim što olakšava postojeće poslovne procese digitalnim pristupom, povećava konkurentnost na tržištu. Možemo slobodno reći da je povrat od investicije vidljiv i to u kratkom roku.

Za više informacija o digitalnom alatu eKniiženje kontaktirajte Datalab BH na godigital@datalab.ba ili jednostavno posjetite PANTHEON konferenciju. Više o konferenciji, mogućnost prijave i detaljan program na https://konferencija.datalab.ba/program/

Autor: Selma Smječanin, PANTHEON konsultantica, Datalab BH, predavač na PANTHEON konferenciji.