Prednosti DMS sistema - Softversko rešenje novosadske kompanije "E-75 IT Services"

U savremenom svetu, sve firme u osnovi funkcionišu po istom principu. Sa druge strane, svaka firma ima svoje specifičnosti: različite poslovne aktivnosti, broj zaposlenih, troškove, načine rada, potreban poslovni prostor... Ali svima je zajedničko posedovanje i rad sa informacijama neophodnim za obavljanje njihove osnovne delatnosti. Stoga, svi imaju isti problem - a to je odlaganje, evidencija i organizovanje dokumentacije.

U trenutku kada je postalo jasno da stari način rada, sa prašnjavim arhivama, gomilama papira i registratora i satima provedenim u potrazi za izgubljenim dokumentima više ne funkcioniše pojavljuje se sistem za upravljanje dokumentima.

Prvobitni oblik sistema za upravljanje dokumentima razvijen je krajem 80-tih godina XX veka, kada su se pojavile ogromne količine podataka koje je trebalo efikasno arhivirati, sortirati i organizovati u bazi podataka. Od tog vremena, broj informacija se ne smanjuje, naprotiv, i zato se ovaj sistem konstantno razvija kako bi pratio zahteve savremenog poslovanja.

Opcije koje on-line sistem za upravljanje dokumentima danas nudi stvarno su zapanjujuće. A prednosti koje ima u odnosu na papirnu arhivu su nemerljive. Radi lakšeg poređenja, kroz opis jedne konkretne situacije iz prakse, sagledaćemo neke od nedostataka papirne arhive:

· kada se pojavi novi dokument u organizaciji, i treba ga odložiti u već poveću papirnu arhivu, postupak podrazumeva da osoba koja je za to zadužena (zvaćemo je osoba X) ručno obeležava stranicu i ubacuje dokument u fioku ili ormarić koji abecedno odgovara početnom slovu dokumenta. Logično, zar ne?

· Automatski, imamo utrošak radnog vremena osobe X, za odlazak do arhive i obavljanje tog zadatka. Ukoliko je adekvatan ormarić pun, dokument treba spremiti na drugo mesto, što znači da osoba X treba da otvori novi ormarić, odloži ga i zapamti gde je ostavila dokument. Informacija o mestu skladištenja ovog dokumenta je sačuvana jedino u memoriji osobe X, gde će ostati sigurno pohranjena – barem za neko vreme.

· U slučaju da osoba X dobije bolju ponudu i napusti firmu – informacija o mestu arhiviranja spomenutog dokumenta odlazi sa njom. U međuvremenu, posao se razvija, pojavljuju se novi klijenti, nove informacije, novi dokumenti, izvodi, fakture, računi, porudžbenice... Ali, šta ako vam zatreba baš onaj isti dokument sa početka priče? Izgubićete ogromno vreme na pretragu dokumentacije, a, čak i da, posle višečasovne ili višednevne pretrage po registratorima, nađete i promenite traženi dokument - postoji rizik ponovnog pogrešnog sortiranja.

· Istraživanja su pokazala da u toku godine osoba X na traženje izgubljenih dokumenata izgubi 150 radnih časova. Nedopustivo! To znači da je osoba X tokom godine izgubila 150 časova u kojima je mogla da zaradi novac za firmu i, istovremeno, bila plaćena za to gubljenje vremena.

· Sledeće pitanje koje možemo da vam postavimo je ono vezano za broj osoba X u vašoj firmi. Nakon toga, pomnožite broj osoba X sa 150 izgubljenih radnih sati godišnje po osobi... Nešto što ste smatrali beznačajnim troškom i izgubljenim vremenom se, na godišnjem nivou, može pokazati ogoromnom crnom rupom koja usisava kompanijski novac i vreme.

· Ukoliko više ljudi ima potrebu za istim dokumentom kako bi obavili svoj posao i, pri tome, samo jedan od njih ga ne vrati na pravo mesto - nastaje haos. Sledeće pitanje koje vam postavljamo je koliko su vaši dokumenti sigurni kad svako može da ih uzme iz ormarića?

· Mogućnost duplih dokumenata je vrlo česta, dovoljno je samo da isti dokument počinje različitim slovom. Što znači duplo više papira, kancelarijskog materijala, sve više ormarića, manji prostor u vašoj kancelariji i rast potrebe za većom kancelarijom - odnosno rast troškova firme na svim poljima.

Upotrebom on-line sistema za upravljanje dokumentima rešavate 99,9% vaših problema
vezanih za papirologiju, u samo nekoliko klikova. Sve nove i postojeće dokumente prenosite u elektronsku arhivu prostim skeniranjem i organizovanjem podataka u razne foldere i podfoldere u elektronskom obliku. Možete im dodeliti nazive koji vas najviše asociraju na sadržinu, ali isto tako, pored naziva, možete upisati i samu kratku sadržinu. Takođe, u bilo kom trenutku možete napraviti back-up svih podataka iz vaše elektronske
kancelarije.

Svaki zaposleni, klijent ili čak i knjigovođa može imati profil posebnog korisnika, naravno sa definisanim pravima pristupa – čime se izbegava mogućnost da svi korisnici vide sve dokumente, i u okviru tog profila nalaziće se sve informacije potrebne za međusobnu saradnju. Time se eliminiše gubljenje vremena na fizičko odnošenje papira kod knjigovođe, kako bi on mogao da obavi svoj deo posla. Dovoljno je samo da u njegovu online kancelariju smestite svu potrebnu dokumentaciju i on iste sekunde može da počne da radi svoj posao.

Pretraživanje svih dokumenata vrši se, pomoću moćnog pretraživča, u samo nekoliko sekundi. Kriterijumi po kojim možete pronaći traženi dokument su mnogobrojni: ime, opis sadržine, datum unosa, deo teksta, autor, kategorija kojoj pripadaju...

Povećana je kontrola nad dokumentima, jer se čuva apsolutno svaka informacija - od prvobitne verzije dokumenta, preko bilo kakvih promena koje su izvršene (gde se svaka promena manifestuje kroz stvaranje nove verzije dokumenta, što vam omogućava da ispratite šta je i kada menjano na određenom dokumentu), pa sve do poslednje verzije dokumenta ili njegovog brisanja. Dakle, ostaju sačuvana imena korisnika koji su izvršili menjanje dokumenata, podaci o tome kada su izvršili promene i, što je najbitnije, podaci o tome šta su izmenili.

Svi dokumenti se nalaze u virtuelnoj on-line kancelariji, što znači da papirne arhive više ne postoje i ne zauzimaju prostor vaše kancelarije. Sigurnost vaših dokumenta je zagarantovana jer su zaštićeni enkriptovanim kodom poput onog koji se koristi u bankarskim sistemima.

Jedan od boljih primera DMS aplikacija na našem tržištu potiče iz novosadskog preduzeća "E-75 IT Services". Naziv njihovog softvera je NetDokumenti. Pozitivni komentari korisnika koji koriste ovaj softver najviše se baziraju na redukciji troškova , koju su ostvarili odmah po uvođenju sistema u obliku ušteda papira, tonera, registratora, izgubljenih radnih časova zaposlenih, kao i jednostavnosti upotrebe ovog programa.

Inovativnost i kreativnost autora ovog softvera, koji je uspeo da spoji sve prednosti sistema za upravljanje dokumentima i pokrivanje specifičnosti svih preduzeća, razlozi su za preporuku da posetite sajt www.netdokumenti.com i više se informišete o ovom softveru.

Na ovom sajtu se, takođe, možete obratiti timu za podršku korisnicima novosadske firme pitanjima na koja niste mogli da pronađete odgovor, a tiču se softverskog rešenja "NetDokumenti".