Šta možemo da očekujemo od uvođenja elektronskih faktura u javnom sektoru

Ne predstavlja novinu da će elektronske fakture biti obavezne za sve koji učestvuju u javnim nabavkama, za javne institucije i preduzeća kao i za sve kompanije koje posluju sa tim institucijama i preduzećima, a prema Zakonu o javnoj nabavci i Zakonu o elektronskom fakturisanju. Pored njih, nove obveze odnose se i na informacione posrednike koji pružaju usluge razmene elektronskih računa i pratećih dokumenata u postupcima javne nabavke. Odredba o obaveznom slanju i prijemu, a zatim i obradi i izvršenju plaćanja elektronskih faktura stupa na snagu početkom naredne godine, a novina je da će biti dat period prilagođavanja novom sistemu elektronskih faktura, te je neophodno upoznati se s odredbama koje novi zakon donosi.

Brojne firme su poslednjih meseci već počele da primaju elektronske fakture od lokalnih javnih i komunalnih preduzeća (vodovod, grejanje, zelenilo....)

Trend elektronskih faktura obuhvata celu Srbiju, čemu je doprineo i vodeći informacijski posrednik za elektronsko fakturisanje, servis Moj-eRačun, koji je lokalnim samoupravama i javnim komunalnim preduzećima omogućio da bez značajnih dodatnih ulaganja ubrzaju poslovne procese, smanje troškove sebi i primaocima svojih računa te i na ovaj način uđu u eru ePoslovanja koja je u drugim evropskim zemljama već ustaljena praksa. Kako je tekao i kako će u buduće teći taj proces, otkriva Branko Stefanović, izvršni direktor servisa Moj-eRačun, servisa koji posluje na tržištu Srbije već više od tri godine i sa značajnim uspehom pruža svoje usluge kako u B2B tako i sada u B2G sektoru. Donošenjem Zakona o elektronskom fakturisanju i njegovom primenom od 1. januara 2022. za B2G segment, uz prelazni period prilagođavanja do 1. maja 2022. a nešto kasnije od 1. jula 2022. godine i za B2B segment uvodi u zakonske tokove obavezu elektronskog fakturisanja.

U poslovnom svetu, nosilac promena je uvek privatni sektor. Kada od Vas i Vašeg uspeha zavisi hoćete li imati za plate, za dalji napredak, a u krajnjoj liniji i za opstanak na tržištu, onda ste skloniji da tražite sve moguće mehanizme koji vam omogućavaju da budete konkurentniji i uspešniji. U javnim preduzećima taj menadžerski pristup vođenja firmi nije uvek bio imperativ, ali vremena se menjaju i drago mi je da primetim, da se brojna javna preduzeća modernizuju iz tromih u moderne firme koje racionalnim trošenjem još bolje služe društvu i zajednici. Štaviše ovoga puta će javni sektor pokrenuti talas digitalne transformacije jer će prvi krenuti sa primenom zakona, a preko njih će postepeno u celi proces ući i preduzeća.

I jedno i drugo. S jedne strane, javna preduzeća žele da uštede na nepotrebnim troškovima izrade, štampe, kovertiranja i slanja računa, a s druge mi smo održali gotovo pet stotina edukacija na temu eRačuna širom Srbije. Na primer, jedno komunalno poduzeće u Rumi izda preko 100 računa poslovnim subjektima na svom području, a sigurno ih izda i daleko više. Koliki je njima trošak samo na izradi i dostavi tih računa? Kad se toj cifri dodaju i izgubljeni računi, gubici zbog kašnjenja s plaćanjem i slične situacije, dolazimo do nepotrebnih troškova koji se na kraju godine broje u stotinama hiljada dinara. Naglašavam, motiv za uvođenje elektronskih faktura u poslovanje nije samo zadovoljstvo ili ušteda kod pošiljaoca, nego i kod primaoca, naglašava Stefanović.

Primalac ima višestruku korist, a možda je najvažnija eliminacija bespotrebnog rada. Svaki eRačun poslat putem servisa Moj-eRačun dolazi do primaoca u obliku slike (pdf-a) i podataka (xml-a). Ovaj zadnji omogućava korisniku direktan uvoz podataka u računovodstveni program, bez prekucavanja, bez grešaka nastalih ljudskim radom i bez mogućnosti gubitka računa. Uz sve navedeno, eRačun ne zahteva ni registratore ni police, već se skladišti u eArhivu ističe Branko, što je prednost za primaoce, kao i za pošiljaoce.

Ne događa se preko noći, ali ni ne ometa normalne poslovne procese. Sam proces uglavnom ne zahteva posebno prilagođavanje IT infrastrukture, ali ako preduzeće ima svoj ERP - računovodstveni program, sistem servisa Moj-eRačun moguće je implementirati u taj program. Naša mreža pokriva više od 100 ERP programa ili ti 80% svih računovodstvenih programa koji se koriste u našoj zemlji. Praksa je da se s eRačunom krene postepeno, kako bi se svi uključeni u procese na vreme edukovali, tako da i i primaoci i pošiljaoci budu zadovoljni. U tome od početka pomaže naša korisnička služba, naglašava Stefanović.

(Branko Stefanović)

Prema odredbama Zakona, od 1. januara 2022. godine, svi računi koji se izdaju prema obveznicima javne nabavke, dakle javnim i državnim institucijama, moraju biti izdati u standardizovanom elektronskom obliku, kao .xml obrazac. Pre nekoliko dana država je uvela period prilagođavanja od 1. januara do 1. maja 2022. koji ne odlaže primenu već kaznenu politiku i dozvoljava poslovnim subjektima da to vreme iskoriste za tranziciju i intenzivno korišćenje novog načina za fakturisanje. Za sve informacione posrednike, pa tako i za nas to znači dodatno vreme za pripremu korisnika za uvođenje elektronskih faktura jer je period pripreme podjednako važan i za klijente i za nas. Primena od 1. januara tj. od 1. maja važi za sve račune po postupcima nabavke male i velike vrednosti, ali isto tako i u postupcima jednostavne nabavke. Svi naručioci su obavezi da primenjuju ove odredbe. Dakle, naručioci su obavezni da primaju elektronske fakture i prateće dokumente, da ih obrade, izvrše elektronsko plaćanje, i arhiviraju na isti način – elektronski, ističe Branko.

Informacioni posrednik je specijalizovani privredni subjekt koji vrši uslugu prenosa informacija – podataka od pošiljaoca do primaoca uz primenu bezbednosnih, informacionih i sertifikacionih standarda gde prilikom pružanja usluge sadržaj dokumenta ostaje nepromenjen. Informacioni posrednik pre svega omogućava razmenu eRačuna i drugih eDokumenata po zakonski definisanom standardu – UBL 2.1, koji podrazumeva da se dokument mora sastojati od dva formata: PDF (spoljašnja struktura) i XML (unutrašnja struktura).

Zakonom je propisano ko može biti informacioni posrednik za elektronsko fakturisanje i koja je njegova uloga u celom procesu, pa se tako svi informacioni posrednici, osim što obavljaju poslove primanja i slanja elektronskih računa ili doumenata, u skladu sa propisanim normama, ujedno moraju osigurati i upravljati celokupnim procesom izdavanja, primanja, slanja i arhiviranja eRačuna za sve pošiljaoce i primaoce eRačuna. Prilikom odabira informacionog posrednika korisnici svakako trebaju uzeti u obzir pouzdanost sistema posrednika i dodatne mogućnosti koje posrednik pruža u svrhu potpune digitalizacije poslovanja. Mi kao vodeći informacioni posrednik na tržištu Srbije poslujemo po svim važećim propisima i zakonima u vezi razmene eRačuna, u propisanoj strukturiranoj formi, sa važećim bezbednosnim protokolima i sertifikatima koji omogućavaju brzu i sigurnu razmenu elektronskih faktura i pratećih dokumenata i njihovo arhiviranje, dodaje Stefanović.

Obavezna primena elektronskog fakturisanja u transakcijama unutar javnog sektora (G2G) i privatnog sektora ka javnom (B2G) imaće period prilagođavanja od 01. januara do 1. maja 2022. godine. Dočekajte spremni uvođenje obaveznog eRačuna u B2G sektoru i primenu zakona i iskoristite period prilagođavanja kako biste izvršili sve pripreme i uskladili vaše poslovanje sa zakonskom regulativom. Registrujte se i spremni ste za slanje eRačuna putem web aplikacije Kreiraj i servisa Moj-eRačun ili iz svog knjigovodstvenog programa.

U samo par jednostavnih koraka, registracijom i izborom paketa, u skladu sa vašim obimom poslovanja ostvarujete mogućnost upravljanja elektronskim fakturama i celokupne dokumentacije koja je neophodna za vaše uspešno poslovanje u skladu sa zakonskom regulativom kroz servis Moj-eRačun. Prednost korišćenja servisa Moj-eRačun je u prioritetnoj dostavi, sadržaju koji ostaje nepromenjen, overi aplikativnim sertifikatom i vremenskim žigom, i što je najvažnije – Moj-eRačun ima mrežu, sa integracijom u preko 100 računovodstvenih programa. Na kraju kako mi to volimo da podvučemo: Prepustite ceo proces nama – postanite korisnik i šaljite vaše elektronske fakture putem servisa Moj-eRačun, jednostavno, sigurno, brzo i uz minimalne troškove, završava Branko Stefanović, izvršni direktor servisa Moj-eRačun.