TotalObserver integrisano rešenje za upravljanje imovinom

Veliku i nezamenljivu pomoć u upravljanju imovinom pružaju "facility management" sofverska rešenja. "Facility management" predstavlja skup aktivnosti neophodnih za uspešno, održivo, jeftino i za okolinu neškodljivo upravljanje imovinom. Pod imovinom se pre svega podrazumevaju zgrade, oprema i infrastruktura, a šire posmatrano u imovinu ulaze i vozila, nameštaj, parkinzi, bezbednost, ljudi, komunikacije (interne i eksterne - sa korisnicima prostora), itd. Može se zaključiti da je "facility management" multidisciplinarna oblast delovanja, a da je po svojim ciljevima usmerena stvaranju vrednosti u ovom trenutku (kroz upotrebu prostora, rentiranje), kao i očuvanju vrednosti imovine tokom dužeg perioda eksploatacije (kroz plansko održavanje i ulaganja).

Jedan od glavnih ciljeva je organizovanje što ekonomičnijeg upravljanja, sa što manjim timom, bez snižavanja kvaliteta ponuđenih usluga.

TotalObserver

TotalObserver predstavlja softversko rešenje za "facility/property management" koje u sebe integriše skup modula i funkcija namenjenih za upravljanje svim glavnim procesima.

Akcenat je na integrisanosti različitih grupa podataka i funkcija, što u sinergiji treba da omogući jednostavnije i efektivnije upravljanje imovinom. Cilj rešenja je da se sve aktivnosti u okviru upravljanja imovinom standardizuju i da se omogući ljudima da prate predefinisan proces kroz upotrebu ovog programa.

Glavni funkciolni moduli u okviru TotalObserver-a su:

· Structure modul

· Finance modul

· Communication modul

· Maintenance modul

· Document management modul

· Reception modul

· Fleet management modul

· itd.

Structure modul je namenjen struktuiranju objekta kroz unošenje podataka o svim objektima i opremi sa što više relevantnih informacija. Ove informacije će se kasnije koristiti u različitim delovima aplikacije za različite namene: npr. kvadratura prostora se koristi za formiranje jedinica izdavanja, što se kasnije u "Finance modulu" koristi za naplatu rente i održavanja.

Finance modul je namenjen automatizaciji praćenja svih prihoda i rashoda u okviru održavanja. Posebno se po problematici koju rešava ovaj modul izdvaja naplata rente i naplata održavanja. U okviru TotalObserver-a je podržano unošenje relevantnih informacija iz ugovora (jednom se unese ugovor u softver), a potom softver automatski generiše predračune i račune, prati naplatu i generiše pisma upozorenja. Na ovaj način je u potpunosti automatizovan proces naplate. Kroz zavođenje svih troškova, alociranje tih troškova na tenante i na opremu, rešenje omogućava i praćenje svih rashoda, kao i tačno lociranje centara troškova čime se stvaraju preduslovi za uštede. Ovo se posebno odnosi na održavanje koje vremenom postaje dominantan generator troškova.

Communication modul je namenjen uspostavljanju i održavanju formalne komunikacije sa korisnicima prostora – tenantima. Ova komunikacije se pre svega odnosi na prijavu problema (incident report) i upućivanje zahteva za dodatnim radovima (Added work request), ali i na čitav spektar drugih aktivnosti u pogledu razmene informacija i dokumenata. Cilj ovog modula je da se komunikacije formalizuje (o svakom zahtevu postoji trag), kao i da se ona vodi kroz program, a ne telefonom. Na ovaj način se sa, na primer, tima za održavanje skida veliki pritisak i on može da se posveti svom poslu.

Maintenance modul pokriva čitav skup aktivnosti u pogledu održavanja, a u svom radu se oslanja na "Communication modul". "Maintenance modul" omogućava kompletno praćenje održavanja i izveštavanje klijenta o statusu aktivnosti. Takođe, u sprezi sa "Finance modulom", ovaj deo aplikacije omogućava generisanje predračuna i računa vezanih za održavanje i za dodatne radove. "Maintenance modul" integriše sve aktivnosti vezane kako za redovno (preventivno), tako i za havarijsko održavanje. U konjukciji sa unetom strukturom omogućava generisanje moćnih izveštaja kojima se može pratiti stanje opreme i troškovi vezani za održavanje iste. Posebnu snagu TotalObserver pokazuje u pogledu mogućnosti sprege sa "Building Management System" (BMS) gde se svi glavni alarmi automatski akviziraju i dalje tretiraju kroz sms i email notifikacije, radne naloge, itd.

Document management modul je namenjen skupljanju i čuvanju svih dokumenata vezanih za upravljanje. Ovi dokumenti se zavode, čuvaju i prati se njihova upotreba. Takođe, dokumenti koje generiše sam softver, pre svega finansijski dokumenti, se automatski pohranjuju na sistem i uvek su dostupni autorizovanim licima. Na ovaj način se pod kontrolu stavljaju problemi nastali fluktuacijom radne snage i odlaskom ljudi i znanja iz firme koja vodi upravljanja.

Mnogi drugi moduli i funkcionalnosti su na raspolaganju u okviru rešenja TotalObserver, o čemu se više informacije može dobiti od ljudi iz firme "ION Solutions" koja se bavi integracijom i održavanjem ovog rešenja.

TotalObserver je namenjen firmama koje operativno rade u oblasti upravljanja imovinom, a teže pojednostavljenju i pojeftinjenju procesa uz povećanje kvaliteta servisa. Rešenje omogućava uspostavljanje i vođenje čitavog spektra usluga i aktivnosti u pogledu upravljanja procesima vezanim za upravljanje imovinom.

Ovo rešenje u potpunosti je prilagođeno našem i tržištima regiona, namenjeno je kako srednjim, tako i velikom sistemima. Rešenje je potvrđeno kroz čitav niz integracija tokom kojih je idenitifkovan i u softver ugrađen čitav spektar dobrih praksi. Takođe, rešenje omogućava i dodatna prilagođenja što je zadatak koji se realizuje već tokom procesa portovanja i integracije.

Tim koji radi na integraciji je iskusan, kako u pogledu identifikacije potreba korisnika i primene već stečenih iskustava (best practice), tako i u tehnološkom pogledu što za cilj ima brzu integraciju i kvalitetnu podršku.

Posebno je interesantan poslovni model, kojim se ovo rešenje nudi na našem tržištu, koji je u potpunosti u skladu sa poslovnom dinamikom korisnika i mogućnostima lokalnih firmi.

Više informacija se može dobiti na sajtu www.totalobserver.com