Informacioni sistem Ciklon NT upotrebu i čuvanje papirne dokumentacije svodi na minimum

Kada su sredinom osamdesetih godina XX veka PC računari počeli da ulaze u preduzeća prodavci softvera su tvrdili kako će se njihovom primenom potpuno istisnuti papirni dokumenti iz svakodnevne upotrebe. Dvadeset godina kasnije svedoci smo da se to nije dogodilo. Razlog za ovo je činjenica da svako preduzeće, u skladu sa zakonom, mora da čuva neke dokumente u papirnom obliku. Međutim, dodatni razlog je to što svako preduzeće, pored strukturiranih dokumenata, koji se mogu čuvati u računaru (ponuda, otpremnica, faktura itd.), ima i mnogo nestrukturiranih dokumenata, koje često čuva i vodi pod delovodnim brojem.

Ovo se posebno odnosi na organizacije koje primenjuju ISO standarde u organizaciji svog poslovanja i gde je, shodno tome, poslovne dokumentacije znatno više. Kada količina dokumentacije, a pre svega broj korisnika informacionog sistema, poraste iznad određenog broja ukazuje se potreba za informacionim sistemima za upravljanje poslovnom dokumentacijom. Jedan od takvih sistema je i Ciklon NT.

Osnovna funkcija Ciklona NT je čuvanje, organizovanje i upravljanje poslovnom dokumentacijom. Pod dokumentima se podrazumevaju datoteke bilo kog tipa. Najčešće su u pitanju tekstualne datoteke, ali to mogu biti i slike, zvučni i video zapisi ili bilo koji drugi vid poslovne dokumentacije kojom želimo da upravljamo. Dokumenti se mogu uređivati u skladu sa odgovarajućom hijerarhijom, svakome dokumentu mogu se dodeliti odgovarajuća prava pristupa (čitanja/izmene), odnosno oni se mogu pratiti prema datumu nastanka ili poslednje promene. Dokumente možemo lako pretraživati prema ključnoj reči ili prema nekom drugom kriterijumu. Ciklon NT je višejezični informacioni sistem sa mogućnošću čuvanja dokumenata na više jezika.

Ciklon NT se može iskoristiti kao sistem obaveštavanja korisnika (interna pošta), za uređivanje lične strane svakog korisnika, za organizaciju diskusionih grupa-foruma i u cilju formiranja baze znanja. Sva prispela i poslata pošta može se skenirati i evidentirati kroz registar. Isto se odnosi na prispele faksove, promotivni materijal, čak i na individualne pribleške zaposlenih. Na taj način možemo reći da Ciklon NT zaista svodi upotrebu i čuvanje papirne dokumentacije na neophodni minimum, a sva dokumentacija je raspoloživa zaposlenim u skladu sa njihovom pozicijom u preduzeću i definisanim pravima pristupa.

Autor: Slavko Vujnović, PERFTECH Beograd