Država nepotrebno čuva više od 90% dokumentacije trajno i na papiru - Počeo projekat regulisanja e-arhiviranja

(Sa prvog sastanka učesnika projekta) Projekat "Ka administraciji bez suvišnih papira" počeo je danas sastankom svih učesnika u Palati Srbija. Na skupu je ocenjeno da Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u e-poslovanju, usvojen u oktobru 2017. godine, predstavlja odličan okvir za razvoj efikasne komunikacije između države, građana i privrede. Kako je saopšteno iz NALED-a, ovom prilikom najavljeno je da će nacrti podzakonskih akata za ovaj propis biti pripremljeni do kraja aprila.

- Implementacija Zakona omogućiće bržu i efikasniju komunikaciju javne uprave sa građanima i privredom elektronskim putem, čime će se postići smanjenje troškova i ušteda vremena. Očekujemo i da će, usled zakonskih rešenja koja se tiču usluga od poverenja, a posebno usluge elektronskog potpisa u klaudu, doći do masovnijeg korišćenja elektronskog potpisa, čija će upotreba biti znatno olakšana. S druge strane, usluga elektronskog čuvanja u velikoj meri će umanjiti troškove čuvanja papirne dokumentacije - istakla je državni sekretar u Ministarstvu trgovine, turizma i telekomunikacija Tatjana Matić.

Oko 80% informacija državne institucije i privreda širom sveta i dalje čuvaju na papiru, a u Srbiji i više od 90%. Obaveza arhiviranja papirne dokumentacije u našoj zemlji propisana je u periodu od dve do 70 godina ili trajno, što nameće velike troškove. Samo u Agenciji za privredne registre na upravljanje i čuvanje papirologije se potroši milion evra godišnje dok je dužina polica te institucije već premašila 30 kilometara.

- Čuvanje dokumenata u papirnom obliku usporava proces odlučivanja, što dovodi do toga da privreda i građani ne mogu da ostvare svoja prava blagovremeno i efikasno. Zbog toga je vlada Ujedinjenog Kraljevstva putem Fonda za dobru upravu podržala projekat "Ka administraciji bez suvišnih papira", koji će pomoći državnim organima i privredi Srbije da se preusmere ka elektronskom poslovanju - izjavila je zamenica ambasadora Velike Britanije Tracy Gallagher povodom početka realizacije projekta.

Projekat sprovode NALED, kompanija Pricewaterhouse Coopers i Centar za evropske politike koji će biti zaduženi za podršku Ministarstvu trgovine, turizma i telekomunikacija i Ministarstvu kulture i informisanja, pri izradi osam podzakonskih akata koji će detaljnije urediti sistem arhiviranja e-dokumenata.

Jedan od važnih zadataka, uz uvažavanje arhivske struke, jeste i izmena Uredbe o kategorijama registraturskog materijala s rokovima čuvanja, koja je stara punih 25 godina i propisuje da se čak 1.117 od 1.202 vrste dokumenata u državnim organima čuva trajno (92,9%), što bi trebalo značajno smanjiti.

Efekti projekta će biti vidljivi za sve institucije, građane i privredu, jer je regulisanje e-arhiviranja preduslov za masovni razvoj e-servisa i unapređenje poslovnog ambijenta.

- Troškovi privrede zbog obaveze čuvanja poslovne dokumentacije na papiru još su veći nego u slučaju državnih organa. Banka srednje veličine godišnje proizvede 11 miliona papira, a manji trgovinski lanac potroši i do 150.000 EUR na tonere, papir, štampu i zakup magacina i sigurni smo da će e-poslovanje uštedeti stotine miliona evra. Još važnije, napraviće veliku promenu u radu institucija, jer će omogućiti lakše pronalaženje i korišćenje podataka na osnovu kojih će bolje planirati javne politike - kazala je Dragana Ilić, koordinator Saveza za e-upravu NALED-a.

Izradu podzakonskih akata pratiće i analiza kapaciteta institucija javne uprave i Arhiva Srbije (u kojem završi 30% dokumenta po isteku perioda obaveznog čuvanja u organima) da pređu na upotrebu e-dokumenata, izrada preporuka za unapređenje njihovih IT sistema, kao i obuke službenika. Takođe, biće testiran model prevođenja papirnih dokumenata u elektronsku formu kod notara, koji će garantovati da i u novom obliku imaju istu vrednost i važnost.