Novac, ljudi, osnovna sredstva ... mogu se zaraditi, jedini resurs koji ne možemo nadoknaditi, jeste - vreme

Jedini vitalni resurs koji imamo na raspolaganju, a koji ne možemo nadoknaditi, jeste vreme. Novac, ljudi, osnovna sredstva, mogu se zaraditi, zaposliti, nabaviti, koristiti i obnoviti, jedino je vreme resurs koji nepovratno prolazi (bar, za sada). Iz toga, logično, proističe da je upravljanje radnim vremenom, bar jednako, važno kao i upravljanje finansijama, kadrovima i osnovnim sredstvima. Zbog neophodne efikasnosti, koju najbolje odražava odnos između izvršenog rada i utrošenog vremena, kompanije sve više pažnje posvećuju upravo temi "upravljanje radnim vremenom".

- Evidencija prisustva zaposlenih nije samo jednostavan vid kontrole koji može nešto više govoriti menadžerima o radnoj disciplini. Jer, ako menadžeri imaju objektivne i precizne pokazatelje o prisustvu zaposlenih na radu, dodao bih - automatizovane i u realnom vremenu, tada menadžeri imaju i značajnu obavezu da na najbolji mogući način "iskoriste" prisustvo zaposlenih – objašnjava Darko Korać, direktor kompanije "Špica Centar", sa sedištem u Beogradu, koja posluje u sastavu "Špica Adriatic Group", i čije rešenje za evidenciju radnog vremena i kontrolu pristupa "Time&Space" koristi više od 2.500 firmi u više od 20 država EMEA regije, od čega u Srbiji više od 100.

Ističući da samo prisustvo na poslu ne mora biti i najvažnije, on naglašava da sistem "Time&Space", osim evidencije prisustva (i odsustva!), omogućava menadžerima i takozvani "job costing", to jest da imaju i svakodnevni uvid u to ko koliko radi, na kojem projektu, odnosno poslu, ko je više a ko manje opterećen, kome je za određeni posao potrebno više ili manje vremena, kao i ko je od raspoložive radne snage u mogućnosti da obavi određeni zadatak.

"Time&Space"

(Darko Korać)

- "Time&Space",ili Vreme i Prostor, rešenje za evidenciju prisutva (Vreme) i kontrolu pristupa (Prostor), omogućava i objektivnu, diskretnu i efikasnu funkciju nadzora. Nakon instalacije sistema, unošenja podataka o zaposlenima i podešavanja osnovnih parametara, koji se u svakom preduzeću razlikuju, i sprovedene obuke, zaposlenima se dodeljuju identifikacione kartice. Za evidenciju i kontrolu pristupa mogu se koristiti kamere za 3D prepoznavanje lica, biometrijske tehnologije poput prepoznavanja otiska prsta ili dužice oka, zatim bezkontaktne i kontaktne kartice ili neka druga tehnologija identifikacije. Suština je da se sve ove tehnologije efikasno integrišu u naš sistem "Time&Space". Povezivanjem ovih tehnologija sa širokim mogućnostima definisanja različitih satnica i pravila i različitih vrsta radnog vremena, omogućeno je upravljanje radnim vremenom, precizan obračun radnih sati i automatski izvoz podataka u različite programe za obračun zarada - objašnjava Korać. Pri tom, dodaje, da softversko rešenje "Time&Space" omogućava i najrazličitije izveštaje o svim bitnim parametrima: o fizičkoj prisutnosti, prekovremenim satima, ali i prekršajima radne discipline, o odsustvima, bolovanjima, godišnjim odmorima, pauzama i niz drugih. Zahvaljujući integrisanom generatoru izveštaja, izbor izveštaja je praktično neograničen, a vreme potrebno za njihovo generisanje ne prelazi minut-dva.

Programska oprema sistema "Time&Space" korisniku omogućava izbor onih komponenti, koje su mu potrebne u određenom trenutku, uz mogućnost kasnije nadogradnje. Sistem može biti u potpunosti centralizovan, bez ikakvih ograničenja u pogledu broja organizacionih celina, njihove udaljenosti ili broj zaposlenih, pri čemu je kontrola pristupa ujedinjena sa evidencijom radnog vremena.

- Kontrola pristupa je, takođe, izuzetno važna. Kao što i u kući postoje prostorije u kojima mogu boraviti određeni gosti, i one u kojima ne, tako i u kompanijama pristup određenim prostorijama ili informacijama treba biti ograničen, odnosno kontrolisan. Kada govorimo o jedinstvenom sistemu kontrole pristupa i evidencije radnog vremena, sa istom karticom zaposleni može da evidentira dolazak na posao, otvori vrata na svojoj kancelariji, aktivira svoj računar i počne sa radom – kaže Korać, govoreći o fizičkoj i logičkoj kontroli pristupa.

Međutim, mogućnost "multifunkcionalne kartice" može biti još kompleksnija, tako da, na primer, na njoj može biti i neka svota novca za kupovinu u kompanijskom restoranu, na kafomatu i tome slično.

- Neprekidnim razvojem sistema "Time&Space", povećavamo broj funkcionalnosti i poboljšavamo efikasnost rešenja i na taj način unapređujemo i olakšavamo upravljanje ljudskim resursima. Posebno korisne opcije jesu integrisani “job costing” i nezavisni planer aktivnosti koji omogućava da svaki zaposleni, u okviru tima, odnosno projekta, vodi svoj radni dnevnik. Unošenjem sopstvene lozinke omogućeno je upisivanje podataka o planiranim aktivnostima i obavljenim zadacima, utrošenom vremenu, a takođe, mogu se unositi i drugi podaci, na primer materijalni resursi koji su neophodni za izvršenje zadataka.

Evidencija radnog vremena i zaposleni

Darko Korać ističe da se implementiranjem kvalitetnog sistema za evidenciju radnog vremena, kod zaposlenih veoma brzo stvara osećaj poverenja u sistem, svesni su da su podaci o prisustvu i radnoj disciplini evidentirani objektivno i diskretno, da su podaci, praktično, u svakom trenutku dostupni, kako njima samima, tako i neposrednim rukovodiocima i da postoje realni uslovi da njihov trud i rad bude odgovarjuće vrednovan. Ovakav sistem može smetati samo onima koji bi hteli da na neki "lakši" način dođu do "svoje" zarade.

- Ukoliko to poslovna politika kompanije dozvoljava, a sistem to podržava, radno vreme može biti fleksibilno, kako mi kažemo "klizno". U tom slučaju, zapolseni se neće osećati neprijatno ukoliko kasni nekoliko minuta, ne mora se pravdati ili objašnjavati. Jednostavno, ostaće dovoljno duže na poslu, danas ili neki drugi dan, i sistem će uredno evidentirati fizičko prisustvo. Takođe, ukoliko je to pravilnikom o radu predviđeno, i ako posao to dozvoljava, zaposleni može osam dana raditi po sat vremena duže i "zaraditi" slobodan dan. Takođe, ukoliko posao zahteva da se radi duže, tada će svi prekovremeni sati biti precizno evidentirani – kaže Korać.

Standardno rešenje i pouzdani partner

Pri izboru sistema za kontrolu pristupa i evidenciju radnog vremena, kompanija treba da, kako kaže Korać, posebnu pažnju posveti, osim izboru rešenja, takođe i izboru partnera koji će implementirati rešenje i održavati ga nakon implementacije, ne retko i dugi niz godina. Kriterijum je dosta jednostavan: partner mora biti pouzdan sa dugom tradicijom, brojnim i uspešnim referencama, sa vlastitim razvojnim i istraživačkim timom, sa kvalitetnim relacijama sa proizvođačima opreme, koji opet treba da budu u svom poslu renomirani i pouzdani.

- Pri izboru rešenja treba posebnu pažnju obratiti na sledeće: standardizovanost, a o tome najbolje govore primenjene tehnologije razvoja i podržane platforme kako softvera, tako i hardvera, i svakako što veći broj instalacija, zatim prilagodljivost, skalabilnost (proširivost), odgovarajuću jezičku podršku, vizuelizaciju, jednostavnost upotrebe, intuitivnost i dobru dokumentovanost. To su glavni kriterijumi koje mora da zadovoljava svako dobro rešenje. Pri tome, proizvođač rešenja, odnosno partner koji implementira rešenje, mora biti spreman da, uz odgovarajući ugovor o održavanju, garantuje visok kvalitet i punu funkcionalnost u skladu sa dogovorenim zahtevima, da obezbedi efikasnu podršku, da po zahtevu korisnika razvije nove funkcionalnosti i da obezbedi integraciju sa poslovnim informacionim sistemom – dodaje Korać.

Sve pobrojano, osnovni je razlog što je sistem za kontrolu pristupa i evidenciju radnog vremena "Time&Space" najreferntniji sistem ovog tipa u jugoistočnoj Evropi – kaže Korać, završavajući priču o radnom vremenu.

Osim ovog rešenja, kompanija „Špica“ je jedan od vodećih ponuđača rešenja i opreme za mobilno računarstvo, automatsku identifikaciju i automatsko obuhvatanje podataka. "Špica Centar" u Beogradu je, u okviru Špica Grupe, Centar kompetencije za razvoj rešenja za mobilno računarstvo.

- Brojne su kompanije koje su nam ukazale poverenje i koriste našu opremu i rešenja – počev od najpoznatijih domaćih i stranih trgovinskih lanaca, industrijskih preduzeća do renomiranih kompanija koje se bave logistikom, transportom i distribucijom. Svojim aktuelnim i potencijalnim korisnicima obezbeđujemo najviši nivo profesionalnih usluga, počev od ideje, konsaltinga, zatim instalacije i implementacije rešenja i, po potrebi, itegracije sa drugim sistemima, sve do treninga, puštanja sistema u rad i održavanja. Upravo zato, sve naše sisteme karakteriše brz povratak investicije, najniža ukupna cena koštanja sistema, uz maksimalnu raspoloživost i pouzdanost u toku korišćenja sistema – dodaje Korać.