(JISA Info) Nadgradnja standardnih ERP rešenja - NPS moduli HRM (Kadrovska evidencija) i OBRAČUN ZARADA

Sva standardna, globalna ERP rešenja koncipirana su tako da odgovore na većinu zahteva i potreba (70 – 90 %) korisnika, ma gde se oni nalazili, u bilo kojoj zemlji. To praktično znači da ni jedno danas dostupno i priznato ERP rešenje u svom standardnom obliku ne nudi mnoge, skoro svim preduzećima neophodne, ali u svakoj državi specifične funkcionalnosti (npr: obračun zarada, likvidatura, blagajna, putni nalozi... KEPU knjiga!).

Za više od dvanaest godina rada sa globalnim ERP rešenjima NPS je, odgovarajući na potrebe svojih klijenata i prepoznajući trendove u poslovanju, razvio preko 40 različitih dorada (Add-On rešenja). Sva ova rešenja integrisana su u standardna Microsoft poslovna rešenja iz ponude NPS-a i u potpunosti usaglašena sa lokalnim zakonodavstvom. Nije redak slučaj da ovakva rešenja rade u sinergiji sa ERP rešenjima drugih proizvođača, bilo da se sa njima dopunjavaju ili su u njih u potpunosti integrisana.

U nastavku predstavljamo NPS module koje krase sve gore navedene osobine: HRM (kadrovska evidencija) i Obračun zarada. Takođe, saznaćete i šta je sve omogućila i donela njihova integracija.

Zbog različitih potreba i veličina firmi, NPS je razvio tri modula za obračun zarada.

Osnovni obračun zarada, prvo od rešenja, namenjen je malim firmama sa skromnijim zahtevima. Drugi modul je napredniji, tako da pored osnovnog obračuna zarada, omogućava i obračune koji se vrše po različitim ugovorima (Ugovor o delu, Ugovor o privremenim i povremenim poslovima...). Ova dva modula se oslanjaju na standardni NAV modul Kadrovske evidencije. Treći modul, o kome će biti najviše reči, namenjen je najzahtevnijim korisnicima koji imaju potrebe za skoro svim (ili svim) obračunima po kojima se predaju poreske prijave. Ovaj modul se u potpunosti naslanja na HRM modul (NPS modul – proširene funkcionalnosti Kadrovske evidencije) i omogućava da se, na osnovu podataka iz kadrovske evidencije, obračun radi skoro potpuno automatizovano.

Izuzetno je važno naglasiti da su ovi moduli u ovom trnutku već u potpunosti lokalizovani (i po pitanju jezika i po pitanju propisa) za više država: Srbija, Hrvatska, Crna Gora, Bosna i Hercegovina i Makedonija. U toku 2008. godine, uslediće i lokalizacije za Sloveniju, Bugarsku i Rumuniju. Bez obzira na to što su podržani propisi tolikog broja država, to nisu posebni moduli, već je u pitanju samo jedan modul u kome se za svako preduzeće, izborom države, određuje na koji će način raditi. To je posebno važno za firme koje posluju u različitim državama ovog regiona, jer nisu prinuđene da u svakoj državi kupuju poseban lokalni modul.

NPS Kadrovska evidencija (HRM)

Ovaj modul omogućava evidentiranje velikog broja podataka o zaposlenom. U osnovnoj evidenciji o zaposlenom je moguće voditi stotinjak osnovnih podataka (ime, različite adrese, telefoni, mesta rada, sve podatke vezane za zasnivanje radnog odnosa u preduzeću, o statusima dokumentacije vezane za radni odnos, podacima o osiguranju, zdravstvenim knjižicama, sanitarnoj knjižici, lekarskim uverenjima, podacima vezanim za obračun zarada, sindikatima, vizi...)

Za svakog zaposlenog je moguće povezati veliki broj različitih podataka o nivou obrazovanja, raznim veštinama, profesionalnim iskustvima, sertifikatima, kursevima i sl. Moguće je i vođenje podataka o članovima porodice, svim prethodnim radnim mestima, lekarskim pregledima, tekućim računima i raznim drugim podacima, uključujući i poverljive. Postoji mogućnost posebnih evidencija za VIP zaposlene, čijim podacima mogu pristupiti samo posebno ovlašćene osobe.

Moguće je automatsko kreiranje korisničkog naloga u NAV-u sa precizno definisanim pravima pristupa podacima za izabrano radno mesto.

U sistemu postoji više načina evidentiranja prisustva radnika: korišćenjem karneta, podrazumevana 40-časovna radna nedelja, prosečan fond sati... Postoji i opcija povezivanja na uređaje za evidentiranje prisustva. Na osnovu evidentiranog prisustva i odsustva, moguće je automatizovati obračun zarada.

U sistemu evidencije odsustva, postoji mogućnost evidentiranja svih vrsta odsustva: bolovanja do 30 dana, bolovanja preko 30 dana, porodiljskog bolovanja, godišnjih odmora, plaćenih ili neplaćenih odsustava... Sistem automatski preraspoređuje odsustva (u slučaju praznika, prekida godišnjeg odmora zbog bolovanja...)

Prilikom zapošljavanja u sistemu se formira Ugovor (ugovor o radu, ugovor o delu, ugovor o privremenim i povremenim poslovima, ugovor o honorarnom poslu...). Kod svake izmene inicijalnih uslova (promena zarade, promena radnog mesta, lokacije rada...), automatski se kreira aneks ugovora. Ugovor sa svim svojim podacima se vodi u sistemu radi raznih evidencija i kao osnova za obračun zarada i drugih primanja, a može se i štampati.

Sistem omogućava kreiranje različitih rešenja za zaposlene: rešenja za godišnji odmor, rešenja za plaćeno i neplaćeno odsustvo, rešenje za porodiljsko odsustvo, rešenje o prekidu radnog odnosa... Pored štampanja rešenja, omogućeno je i praćenje događaja po izdatom rešenju. Za godišnji odmor, omogućeno je da se rešenje automatski izdaje prema zadatim parametrima na osnovnim podacima o zaposlenom i stavki osnova koje korisnik sam može da podešava (zakonska osnova, složenost posla, broj dece, obrazovanje, godine radnog staža...). U svakom trenutku se može proveriti odnos odobrenih i iskorišćenih dana po zaposlenom, a sistem onemogućava korišćenje više dana od odobrenih

Omogućeno je korišćenje više kalendara sa predefinisanim praznicima i ostalim neradnim danima. Korišćenje različitih kalendara je potrebno ako u kompaniji ima zaposlenih koji poštuju različite verske praznike ili ukoliko se firma nalazi u više zemalja koje nemaju iste državne praznike. Pored više kalendara, omogućena je i posebna evidencija neradnih dana po zaposlenom (slave).

Sistem omogućava da zaposleni budu povezani u dve organizacione sheme – funkcionalnu i geografsku. Pretraživanje organizacionih shema je jednostavno. Na njima lako pronalazimo i pratimo zaposlene na njima, kao i njihove nadređene.

Posebno izvajamo napredne funkcije sistema koje omogućavaju praćenje regrutovanja, odnosno zapošljavanja novih ljudi. Prati se kompletan proces od objavljivanje konkursa u određenom mediju, postavljanje uslova (školska sprema, strani jezik...), prikupljanja prijava sa podacima, automatskim obrađivanjem podataka (omogućeno je da se svaki uslov različito boduje i da se postave neophodni uslovi) i izbora najkvalitetnijeg kandidata od strane sistema. Po prijemu kandidata, njegovi podaci se kopiraju u redovnu kadrovsku evidenciju.

Kroz modul razgovora, kreira se plan usavršavanja zaposlenog po svim oblicima. Omogućeno je praćenje razvoja na godišnjem i periodičnom nivou. Prate se i zadati i ostvareni planovi.

Postoji i evidencija opreme po radnom mestu, koje zaposleni treba da zaduži prilikom zasnivanja radnog odnosa. Omogućeno je da se prilikom kreiranja ugovora o radu, automatski kreira i nalog koji će opremu skinuti sa stanja i njome zadužiti zaposlenog. Omogućena je potpuna automatizacija knjiženja u robnom i finansijskom knjigovodstvu, kao i uspostvljanje evidencije sitnog inventara.

Rešenje nudi velik broj izveštaja. Na primer, sistem blagovremeno izveštava o zaposlenima koji će u narednom periodu ispuniti jedan od uslova za penziju, nudi različite izveštaje o poreskim olakšicama, kreira automatske naloge za rođendanske čestitke zaposlenima...

HRM modul je u potpunosti integrisan sa NPS modulom „Obračun zarada“. Svi obračuni se rade automatski, na bazi podataka iz HRM modula. Time je izbegnuto dupliranje podataka za unos i minimalizovana mogućnost pojave greške..

Obračun zarada

Redovan obračun zarada se može skoro u potpunosti automatizovati prikupljanjem podataka o prisustvu na poslu, kao i odsustvima iz HRM modula. Kažemo da je obračun skoro poptuno automatizovan, a ne potpuno iz razloga što često postoji potreba za ručnim dodavanjem neke vrste stimulacija (i kod stimulacija je moguća automatizacija po prometu) ili odbitaka od zarade. Evidentiranje regresa i toplog obroka je moguće na više načina, u zavisnosti od parametrizacije, a prema spicifičnim potrebama firme.

Postoje posebni obračuni i evidencije o VIP zaposlenima, koje zaposleni u obračunskim službama nemaju pravo da vide. Samo zaposleni sa posebnim ovlašćenjima mogu da rade sa ovim podacima.

U slučaju da ovu vrstu automatizaciju ne želite, omogućen je ručni unos podataka po zaposlenom.

Kada su svi podaci u sistemu, obračun se izvrši jednostavnom komandom

Uz obračun zarada, moguće je da se izvrši i obračun prevoza zaposlenih do posla. I ovaj obračun se vrši automatski, prema podešavanju za svakog zaposlenog (kojoj zoni prevoza pripada). Ukoliko obračun prevoza premašuje neoporezivi iznos, automatski se kreiraju obračun poreza i poreska prijava.

Uz svaki obračun, omogućeno je da se zaposlenom odbijaju rate kredita (od banke ili firme), alimentacije i sl. Postoji sistem koji prati koliko je rata isplaćeno i koliko je još potrebno isplatiti. Krediti se mogu evidentirati u dinarima ili u bilo kojoj drugoj valuti (po bilo kom kursu).

Pored obračuna za redovni rad, postoje obračuni i za porodiljsko odsustvo, sve vrste bolovanja i obračune zarada za invalide. Svi ovi obračuni se rade na osnovu podataka koji poštuju sve zakonske propise. Po završenim obračunima, sistem automatski kreira poreske prijave i obračune doprinosa prema propisima.

Za obračune drugih primanja, onih koja nemaju karakter zarade, na raspolaganju su obračuni po Ugovorima o delu (po svim osnovima), Ugovorima o privremenim i povremenim poslovima (po svim osnovima), Ugovorima o autorskim i srodnim pravima, Ugovorima o zakupu od fizičkih lica (rezidenti, rezidenti koji su obveznici PDV-a, nerezidenti) i drugim primanjima (jubilarne nagrade, otpremnine, razni pokloni, sezonski poslovi...). Postoje i evidencije o obračunu zarada za radnike preko studentskih ili omladinskih zadruga.

Kao osnova za obračune mogu se koristiti bruto zarada ili osnovna zarada sa koeficijentom. Zarada se može unositi u dinarima ili u bilo kojoj drugoj valuti, a sistem će automatski obračunati zaradu po kursnoj listi.

Pored svih poreskih prijava, obračuna doprinosa, isplatnih listića i velikog broja različitih izveštaja, sistem automatski kreira obrazac M4, kao i godišnje poreske prijave (zbirne i pojedinačne).

Ovaj NPS modul zadovoljava sve standarde ERP rešenja. To znači da je omogućeno i planiranje. Planiranje je moguće po broju radnika na određenom radnom mestu ili lokaciji i po finansijskim iznosima njihovih zarada. Naravno, postoje i izveštaji koji prate planirane vrednosti i upoređuju ih sa ostvarenim.

Svi kreirani obračuni se automatski knjiže u glavnu knjigu po mestima troška ili po zaposlenom, zadržavajući punu integraciju sa drugim modulima u NAV-u.

Svi iznosi (minimalna zarada, prosečna zarada, najviša osnovica...), procenti (porezi, doprinosi, olakšice...) i šifre stavki zarada (redovan rad, bolovanje, odmor, regres, topli obrok...), koji se koriste u sistemu obračuna, potiču iz parametrizacije softvera. Na takav način nije potrebna nikakva intervencija proizvođača softvera kod izmene tih podataka.

Integracija – mogućnosti...

Standardno okruženje za ove NPS module je Microsoft Dynamics NAV (za postojeće korisnike NAV-a, nadgradnja je moguća u bilo kom trenutku), ali je moguće da se moduli HRM i Obračuna zarada koriste i odvojeno, kao i da se, prema potrebi, u potpunosti ili delimično integrišu sa drugim ERP sistemima (Dynamics AX, SAP, Baan....).

Pored navedenog, moguća je integracija sa dodatnim evidencijama u raznim eksternim programima.

S obzirom da je NPS početkom 2007. godine postao prvi regionalni partner za Microsoft Dynamics AX (Axapta), najmoćnije Microsoft poslovno rešenje namenjeno segmentu srednje velikih i velikih preduzeća, razvijena su skoro identična rešenja i za ovaj ERP sistem.

Reference

Sva gore opisana rešenja su već odavno u funkciji, u preduzećima svih veličina. Pomenućemo samo neke od korisnika, preduzeća sa nekoliko stotina do više hiljada zaposlenih: Futura plus (Srbija), Mladinska knjiga (Srbija, Hrvatska, Bosna), FMP (Srbija), Pexim (Srbija, Makedonija), Hipol (Srbija), Promonte (Crna Gora)...

izvor : (http://www.jisa.org.yu/)