Sve o radnicima na jednom mestu - Uvođenje HRM softvera može biti isplativo već posle šest meseci

Ako se zna da su ljudi glavni resurs jedne kompanije, onda dobro upravljanje kadrom predstavlja prioritet. Ako još imate i besprekoran softver da vam pomogne, sigurno je da stvari u tom segmentu držite pod kontrolom. Kad poželite, traženi podaci su pred vama, a pravovremena informacija dalje znači planiranje i konkretne poteze.

Danas se softveri za upravljanje ljudskim resursima (HRM ili HRMS) implementiraju u najrazličitijim tipovima preduzeća. Svi su saglasni u tome da se nakon uvođenja može osetiti efikasnije i ekonomičnije upravljanje, te olakšan rad za menadžment, koji svakog trenutka može imati uvid u to čime raspolaže u kadrovskom sektoru.

Kompanija "PSTech" nedavno je kreirala HRMS softver vodeći se idejom da ponudi olakšano dobijanje različitih izveštaja, direktnim upitom u aplikaciju umesto pretraživanjem više različitih Excel tabela" koje HR odeljenje produkuje za različite potrebe, počev od poslovnog odlučivanja, pa do različitih statistika za državu i potrebe davanja podataka na tenderima.

- Trenutno pratimo rezultate u samom "PSTech"-u, gde smo niz Excel tabela zamenili HRMS sistemom i očekujemo da HR odeljenju uštedimo vreme ekvivalentno barem jednom zaposlenom. Ukoliko naše merenje pokaže ovakav nivo uštede, onda je softver za bilo koju kompaniju isplativ već u periodu od šest do devet meseci – ističe Vladan Konstantinović iz "PSTech"-a.

On kaže da je obezbeđeno logično grupisanje podataka koje HR odeljenje prati o svakom zaposlenom unutar određene kompanije. Te grupe informacija uključuju demografske podatke, formalno obrazovanje, prethodno radno iskustvo, veštine i znanja koje zaposleni poseduje, treninge i obuke tokom zaposlenja, pozicije na kojima zaposleni radi...

- HR sektor može da produkuje izveštaje po ukrštenim kriterijumima, pri čemu kao kriterijum može da se koristi bilo koji raspoloživi podatak - na primer "Koliko u kompaniji ima žena koje su starosti između 34 i 47 godina koje imaju završen fakultet, više od 10 godina ukupnog radnog iskustva i poznavanje Jave i Web servisa?" – objašnjava naš sagovornik.

(Foto: djem/shutterstock.com)

Jedan od detalja koji su u kompaniji "PSTech" uzeli u obzir prilikom kreiranja HRMS softvera je da se masovno korišćeni dokumenti poput ugovora o radu svedu na nivo "template"-a (modela), koji sama aplikacija popunjava podacima o zaposlenom iz svoje baze podataka.

- Postoji realna potreba da se HRMS integriše sa kartičnim sistemima za praćenje radnog vremena i obračun plata. Ovde pristupamo od klijenta do klijenta, zbog raznorodnosti sistema. Takođe, neki klijenti imaju potrebu za planiranjem i praćenjem smenskog rada u dve ili tri smene, pa je i to jedna od mogućnosti samog HRMS-a.

Efikasnost uvođenja ovog HRMS-a se, prema rečima našeg sagovornika, "zarađuje" na nekoliko koraka. Prvo na postojanju jedne "verzije istine" podataka o zaposlenima, zatim na brzini izveštavanja i na kraju na upravljanju KPI–evima u vezi sa radnom snagom.

- Dalji izvori efikasnosti se dobijaju iz mogućih proširenja samog sistema i dodatnih integracija – zaključuje Konstantinović.

Šta kažu oni koji imaju HRM

Pre skoro pet godina "Triglav osiguranje" Beograd implementiralo je softver "Personal" beogradske kompanije "PS.IT". Žarko Bojović, projektant IT sektora u "Triglavu", kaže za naš portal da je time skraćeno vreme i smanjen broj zaposlenih angažovanih na poslovima evidencije ljudskih resursa i izveštavanja. Osim toga, povećana je efikasnost celog poslovnog procesa u vezi sa HRM-om.

- Pre uvođenja HRM-a imali smo inhouse programe, ali smo zbog promene poslovne politike i razvoja informacionih tehnologija prešli na outsourcing.

Bojović ističe da u okviru programa MPP2 (Mali poslovni programi v.2) firme "PS.IT" pored ostalih modula postoji i HRM modul "Kadrovska evidencija". On je integralni deo celokupnog programa sa svim ostalim svojim modulima (obračun zarada i naknada…) i na najbolji način obezbeđuje efikasnost u upravljanju informacionim sistemom preduzeća.

- Kroz program se unose podaci o svim kategorijama zaposlenih u okviru preduzeća, kao i podaci o poslovnim partnerima sa kojima preduzeće ima zaključene ugovore o privremenim i povremenim poslovima. Na taj način u HRM modulu je omogućen unos i ažuriranje svih relevantnih podataka potrebnih za evidenciju ljudskih resursa – zaključuje Bojović.

Jednostavnost korišćenja, preglednost svih podataka u vezi sa zaposlenima, efikasnost u pronalaženju svih potrebnih podataka kao i usklađenost sa propisima i praksom, glavni su benefiti uvođenja "Personala" kaže Olga Vučković, referent za kadrovske poslove Beogradskog sajma, koji takođe koristi ovaj softver.

- Beogradski sajam ima 188 radnika, a 2014. godine došlo je do potrebe da se uvede ovaj tip softvera radi obostrane razmene podataka sa modulom za obračun zarada, vođenja detaljne evidencije o radnom stažu i odsustvima zaposlenih. Takođe, tu je i planiranje godišnjih odmora, premeštanje s jednog radnog mesta na drugo, arhiviranje i zaštita podataka i još dosta toga – kaže naša sagovornica.

Inače, kako pokazuje praksa firme "PS.IT", preduzeća i organizacije koje su uvele HRM su ona koja imaju veći broj radnika, česte promene u angažovanju lica i upravljaju velikim skupom podataka u vezi sa radnicima. Takođe, tu su i one firme koje trebaju ažurne i pravovremene izveštaje o zaposlenima.

Teodora Brnjoš

Kompletan sadržaj Tematskog biltena "Poslovni softver - radnik budućnosti" možete pročitati OVDE.