Na Internetu ne postoji privatnost - Kako kreirati kompanijski pravilnik o korišćenju društvenih mreža?

Čak iako kao kompanija niste prisutni na društvenim mrežama vaši zaposleni sigurno jesu i zbog toga je preporučljivo da kreirate pravilnik o korišćenju društvenih mreža. Na taj način ćete jasno staviti do znanja zaposlenima o čemu treba da vode računa prilikom onlajn komunikacije. Naime, odredbe o čuvanju poslovne tajne u okviru ugovora o radu ili drugog pravnog akta nisu dovoljna garancija da kod zaposlenih postoji svest o tome da je njihovo ponašanje na društvenim mrežama nešto što je regulisano od strane poslodavca. Takođe, cilj jednog takvog dokumenta nije samo da se zaposleni spreče da naruše imidž i reputaciju kompanije već i da se podstaknu da kroz onlajn aktivnost pomognu kompaniji u kreiranju pozitivnog brenda kompanije kao poslodavca.

Preporuke, a ne zabrane

Zbog toga je poželjnije da pravilnik daje preporuke kako zaposleni da se ponašaju na društvenim mrežama nudeći primere dobre prakse nego da se svede na niz restriktivnih odredbi u smislu šta zaposleni ne mogu i ne smaju da rade na društvenim mrežama.

Podsetitie zaposlene da ne zaborave obaveze koje imaju po osnovu ugovora o radu i pravilnika o radu i da imaju na umu da se te obaveze odnose i na oblast društvenih mreža.

Navedite da se pravilnik odnosi ne samo na društvene mreže, kao što su "Facebook", "LinkedIn", "Twitter" već i na multi-medije kao što je "YouTube", blog postove i wikis sajtove bez obzira na to da li se oni koriste u profesionalne ili lične svrhe.

Objasnite da na Internetu ne postoji privatnost i da se jednom postavljena informacija koja je otišla u etar ne može više izbrisati.

Zaposleni treba da vode računa da kroz Internet objave ne otkriju informacije koje su poverljive ili u vlasništvu kompanije.

Ukoliko zaposleni komentariše na Internetu neki aspekt poslovanja kompanije neophodno je da se identifikuje kao zaposleni kompanije i da se ogradi u smislu da je to njegovo lično viđenje stvari, a ne zvaničan stav kompanije.

Internet postovi ne treba da sadrže kompanijski logo ili trgovačku marku bez zvaničnog odobrenja od strane kompanije.

Takođe, zaposleni treba da vode računa o tome da ne objave nešto što bi predstavljalo povredu tuđeg autorskog prava, nečije privatnosti ili što bi u bilo kom smislu moglo da se tumači kao nefer ponašanje.

Da bi objavili nešto na korporativnom blogu, korporativnoj "Facebook" stranici ili korporativnom "Twitter" nalogu zaposleni treba da podnesu zahtev da im se odobri pristup.

Pri tome kompanija zadržava pravo da zahteva da određene teme budu izbegnute, da povuče izvesne objave i/ili ukloni neodgovarajuće komentare.

Ipak, da ne biste puno lutali najbolje je upoznati se sa tim kako su druge kompanije regulisale ovu oblast.

Primeri dobre prakse

Primeri dobre prakse se mogu pronaći na sajtu Social Media Governance website koji predstavlja bazu od stotinak pravilnika o korišćenju društvenih mreža. Naime, moguće je preuzeti pravilnike od vodećih svetskih kompanija kao što su: "Cisco", "Coca-Cola", "Dell", IBM, "Intel", "Microsoft" i druge.

Takođe, na Internetu se prodaje i alat za izradu pravilnika o korišćenju društvenih mreža Social Media Policies Toolkit.

Ipak, cilj nije da naprosto prekopirate tuđi pravilnik već da koristeći različite primere dobre prakse kreirate pravilnik koji će biti prilagođen vašoj kompaniji i organizacionoj kulturi.

Osim toga dati pravilnik treba da bude u skladu sa drugim pravilnicima u preduzeću, pre svega sa pravilnikom o radu, kao i kolektivnim ugovorom.

Zatim, kada je reč o marketingu, procesu regrutacije i brendiranju poslodavca ponašanje zaposlenih je od strateškog značaja za kompaniju i to treba istaći.

Naime, zaposleni mogu da dodaju vrednost kreirajući onlajn sadržaj koji je u vezi sa poslovanjem kompanije i koji nudi korisne i za poslovanje relevantne informacije.

Pri tome zaposleni snose punu odgovornost za sadržaj koji plasiraju onlajn i moraju računati na posledice koje su rezultat njihovih eventualno neadekvatnih onlajn poteza i izjava.

Ne može ni bez sankcija

Međutim, ukoliko preduzeće nema pravilnik o korišćenju društvenih mreža zaposleni može da kaže da nije upoznat s tim šta se od njega očekuje kada je reč o društvenim mrežama i samim tim njegovo eventualno neprimereno ponašanje ne može biti adekvatno sankcionisano. Najbolji primer za to je poslodavac koji je u Australiji izgubio sudski spor sa zaposlenim koji je otpušten zbog neprimerenih komentara na "Facebook"-u samo zato što nije imao pravilnik o korišćenju društvenih mreža.

Naravno autentičnost je od ključnog značaja i podrazumeva da su zaposleni dužni da se na društvenim mrežama predstavljaju svojim punim imenom i prezimenom, a ako je od značaja onda treba da navedu i naziv kompanije i svog radnog mesta.

Ali i bez toga privatnost nikome nije zagarantovana i ljudi se zavaravaju da korišćenjem pseudonima mogu da sakriju svoj identitet. Najbolji primer za to je afera u vezi britanskog advokata Dejvid Harisa koji je na "Twitter"-u delovao pod pseudonimom @Geeklawyer.

Takođe, kod zaposlenih treba razviti svest o tome da su društvene mreže kreirane s ciljem da budu društveno korisne i da pomognu povezivanje, saradnju i razmenu korisnih informacija među ljudima te da je kreiranje zlonamernog i uvredljivog sadržaja u suprotnosti s tim ciljem i svrhom. Uz to treba imati na umu da među onima koji se mogu osetiti uvređeno svakako ima kako postojećih tako i potencijalni klijenata ili bivših, sadašnjih i budućih zaposlenih.

(Napomena: autorka teksta je Nataša Šovljanski, HR savetnica na sajtu Mojtim.com)