Kako uspešno organizovati poslovni prijem?

Poslovni prijemi se organizuju u cilju uspostavljanja kontakata i održavanja postojećih odnosa u prijatnom ambijentu gde će se svi pozvani osećati ugodno i opušteno.

S obzirom na to da su sve zvanice vrlo važne za domaćina morate se postarati da svaki detalj bude organizovan do najsitnijih detalja i ništa ne smete prepuštati slučaju kako bi utvrdili stečeno poverenje vaših poslovnih partnera i vaš korporativni imidž. Za organizaciju su vam potrebni profesionalci koji znaju svoj posao i koji će se postarati da sve bude onako kako ste vi zamislili.

Pripreme događaja vrše se mesecima. Mora biti utvrđen postupak prijema i tretman gostiju (doček, ulazak, smeštaj, posluženje...). Prijemi se organizuje u čast važne ličnosti ili značajnog događaja za veći broj zvanica.

U skladu sa povodom najčešće se određuje datum i mesto događaja, koje bi trebalo da zadovolji odgovarajuće kriterijume. Na osnovu toga se pristupa izradi programa koje bi trebalo da sadrži organizaciju sledećih elemenata:

Datum, vreme i mesto

Prijemi se ne zakazuju u vreme nacionalnih i verskih praznika. Za većinu zvaničnih manifestacija izbegavaju se subota, nedelja i petak-popodnevni časovi, sem ukoliko povod nije izričito vezan za taj datum. Prijemi su obično između 12 i 14 časova i popodne, od 17 do 19 časova. Što se tiče vremena treba voditi računa da se ne poklapa sa vremenom neke druge važne manifestacije koja može da utiče na odaziv zvanica. Mesto se bira u zavisnosti od glavnog domaćina, počasnog gosta ili gostiju i njihovog očekivanog broja, karaktera i prirode manifestacije. Prijem se obično organizuje u prostorijama vaše organizacije, hotelu ili nekoj drugoj atraktivnoj lokaciji.

Organizatori pre događaja moraju da obiđu mesto održavanja prijema i uradi detaljnu kontrolu sale, svih prostorija, prilaza objektu, parkinga.

Kada su visoke zvanice u pitanju obavezno je najaviti događaj i savetovati se sa policijom o opštim pripremama, obezbeđenju, putu kojim će automobili stizati i odlaziti.

Lista zvanica i pozivnice

Lista je uvek utvrđena prirodom događaja i formira se u zavisnosti od toga. Najveći broj zvanica su vodeći ljudi kompanije, institucije, organizacije, visoki funkcioneri i službenici državne administracije, iz redova privrede i naučnog, kulturnog i javnog života. Kad su u pitanju diplomatski prijemi na događaj se pozivaju predstavnici lokalnih vlasti, kako stranke na vlasti, tako i predstavnike parlamentarne opozicije.

Lista zvanica i tekst pozivnice treba da budu pripremljeni četiri nedelje pre datuma prijema, a pozivnice se šalju najkasnije dve-tri nedelje ranije. Pozivnice se šalju svakom lično i po pravili nisu prenosive, tako da nije dozvoljeno na službeni ručak ili večeru poslati zamenu, osim ako zamena učesnika nije dogovorena i potvrđena od strane organizatora. Osoba kojoj je upućena pozivnica treba odmah na nju odgovoriti. Uglavnom se šalju štampane pozivnice, a telefonski poziv može se uputiti onima koje domaćin dobro poznaje ili ako je u pitanju manje formalan događaj. U izuzetnim slučajevima dozvoljava se i mogućnost slanja skenirane pozivnice u pdf formatu.

Elementi pozivnica:

Uvodni deo-ko poziva, razlog, kome se upućuje

Glavni deo-mesto, vreme

Završni deo-saveti u vezi sa odećom koju je potrebno obući (praktikuje se izraz "dress code" ili "dress").

Ako je na pozivnici naznačeno da je potrebno odgovoriti na poziv, odgovor mora biti poslat. Takav se zahtev obično piše skraćeno R.S.V.P.

Važno je da štampanu pozivnicu domaćin ne potpisuje.

Doček

Doček gostiju počinje već na parkingu. Očekuje se da ljudi zaduženi za organizaciju dočekuju zvanice na samom ulazu zgrade u kojoj se održava prijem, a domaćin sačekuje goste na ulazu u glavnu prostoriju kako bi svima poželio dobrodošlicu. Uobičajeno je da se za događaje od 9 do 17 časova ne pozivaju bračni partneri, dok za večernje prijeme ta mogućnost postoji, osim ako nije drugačije naznačeno. Kad je većina zvanica stigla, domaćin i domaćica se pridružuju gostima u glavnoj sali.

Na prijemima se formira i tzv. receiving line (linija dočeka), tako da pored domaćina u slučaju korporativnog događaja stoji njegovi saradnici, dok na prijemu u ambasadi pored ambasadora i njegovog bračnog partnera u liniji dočeka stoji i po rangu najstariji diplomata i iza njega vojni izaslanik.

Šta ne služiti

Svinjetinu ne služiti muslimanima ili Jevrejima. Kinezima nikad ne služiti mlečne proizvode. Govedina ili teletina se ne služi hindu gostima (Indija, Nepal, Šri Lanka, i Tajland). Nikada ne služiti alkohol gostima iz muslimanskih zemalja.

Posluženje

Organizator će se pobrinuti za pouzdan i profesionalan servis restorana, hotela i ketering firmi. Morate se potruditi da u dogovoru sa poslugom obezbediti dovoljan broj konobara i pomoćnog osoblja. Goste odmah po ulasku treba poslužiti prvim pićem. Količinu žestokih pića, vina, bezalkoholnih pića i vode možete grubo izračunati, ali paziti da ne bude premalo. Bolje i da ostane, nego da dođe do neprijatne situacije da ostanete bez posluženja.

Količinu hrane treba birati prema broju zvanica, a vrstu prilagoditi prilici. To su uglavnom:kanapei, grickalice, naresci, sve što se može polužiti tako da se jede prstima.

Meniju posvetiti posebnu pažnju tako da se bira u zavisnosti od nacionalnih i verskih običaja, odnosno zahteva koje zvanice imaju. Na švedskom stolu međunarodnih skupova se očekuje da se naznači koja je vrsta hrane u pitanju.

Uređenje prostora

Aranžirati prostoriju tako da ima što više malih stolova gde zvanice mogu da spuste svoje čaše. Savetuje se da postavite nekoliko stolica i fotelja za odmor pogotovo ako su zvanice starije osobe. Organizatori moraju da obezbedi i posebno mesto, terasu za pušenje ako pušenje nije dozvoljeno na javnim mestima. Takođe, za visoke zvaničnike, potrebno je obezbediti posebnu manju prostoriju gde oni mogu da sednu i da se sklone od ostalih zvanica.

Garderoba

Odelo je po pravilu svečanije nego za koktel, pogotovo ako je prijem u večernjim časovima.

Najbolje mesto za ostavljanje garderobe je na samom ulazu gde će biti odgovarajuće osoblje koje će izdavati brojeve i odlagati odeću zvanica.

Zdravica

Na prijemima se očekuje da domaćin održi prigodan kraći govor i time još jednom uvaži svoje zvanice. Poželjno je da se za vreme obraćanja svim zvanicama posluži piće, očekuje se da to bude penušavo vino, odnosno šampanjac i altrenativno bezalkoholno piće.

Mediji

Da bi se zadovoljila medijska pokrivenost na prijem se pozivaju predstavnici medija kojima se omogućuva da snime početak prijema i obraćanje domaćina zvanicama. Zavisno od prethodnog dogovora mogu se intervjuisati i važnije zvanice.

Završetak prijema

Nekada je na samoj pozivnici označeno trajanje prijema, ali praksa je uglavnom da kada se glavni gost pozdravi sa domaćinom to je znak da se prijem priveo kraju.

Nije obavezno da se posle prijema pišu zahvalna pisma osim ako vam domaćin i vaš odnos sa domaćinom puno znači.

Razlika između koktela i prijema

Koktel je neformalan događaj ili okupljanje na kojem se služe kokteli. Za ovaj tip događaja gosti uglavnom stoje i odeća varira od poslovne formalne do neformalne.

Prijem je najformalniji događaj. Odeća je elegantna, od večernijih toaleta za dame do smokinga za muškarce.

(Autor: Europrotocol-The European School of Protocol)