Kako doneti pravu odluku u firmi - Metode za procenjivanje ispravnosti izbora

Svakog dana je potrebno doneti neku odluku. Kada se radi o malim odlukama najčešće ih i nismo svesni, ali kada je potrebno doneti veliku odluku, onda smo je itekako svesni jer složenost jedne takve odluke zahteva da se dodatno intelektualno i emotivno angažujemo znajući da posledice loše donete odluke u tom slučaju mogu biti možda i nepopravljive.

Kada je teško odlučiti

Odluku je naročito teško doneti u situaciji neizvesnosti i nesigurnosti koja podrazumeva da ne raspolažemo svim potrebnim informacijama.

Zatim, kao što je već prethodno pomenuto, odluku je teško doneti i kada znamo da posledice loše donete odluke mogu biti možda i nepopravljive, a postoji značajan rizik da se to desi.

Takođe, kod složenih odluka potrebno je razmotriti brojne faktore i njihovu međusobnu vezu, a najčešće je situacija takva da imamo organičeno vreme na raspolaganju za donošenje odluke. I ne samo da je potrebno razmotriti brojne faktore već i sve izbore koje imamo u tom slučaju, pri čemu svaki od njih sa sobom nosi drugu vrstu neizvesnosti i mogućih posledica.

Na kraju, posledice nekih loše donetih odluka nećemo osetiti samo mi na sopstvenoj koži već će ih često osetiti i ljudi s kojima radimo ili živimo zbog čega je prilikom donošenja nekih odluka neophodno i njih pitati za mišljenje, naročito ako nam je njihova podrška neophodna da bismo sproveli odluku. I to saznanje da odluke u mnogome utiču i na druge ljude, takođe utiče na njenu težinu.

Sistematičan način odlučivanja

Upravo imajući u vidu težinu donošenja nekih odluka, dobro je da znamo i kako da pristupimo njihovom donošenju. I u tom smislu, sistematičan pristup u odlučivanju nam pomaže da sagledamo i razmotrimo kritične elemente koji vode do prave odluke, a taj pristup obuhvata nekoliko koraka.

Prvi korak podrazumeva da smo kreirali okruženje u firmi, odnosno ogranizacionu kulturu koja pogoduje donošenju kvalitetnih odluka.

Zatim, lakše je doneti kvalitetne odluke ako se one razmatraju u kontekstu ciljeva koje želimo da postignemo. I na kraju, lakše je doneti kvalitetne odluke ako je jasno kako izgleda proces odlučivanja, u smislu da li je to individualan ili grupni čin.

Pri tome, kako će izgledati proces odlučivanja u preduzeću, zavisi od dominantnog stila rukovođenja u preduzeću. U tom smislu odluke se mogu donositi:

• samostalno, bez da ikoga pitamo za mišljenje ili

• kroz proces konsultacija sa drugima (kada se mi savetujemo sa drugima, pitamo ih za mišljenje, ali na kraju sami donosimo odluku za koju mislimo da je najbolja) ili

• delegiranjem, odnosno prebacivanjem odluke na nekog drugog da je donese ili

• ako odluku donosi grupa ljudi onda na osnovu njihove saglasnosti (konsenzusa).

Dakle, neke odluke je neophodno doneti samostalno, a neke kroz konsenzus ili na drugi od navedenih načina, s tim da treba pravu tehniku primeniti u pravom slučaju. Na primer, operativne odluke ili odluke koje brzo treba doneti najbolje je samostalno doneti jer u suprotnom gubimo na efikasnosti. Praksa zahteva sve navedene načine odlučivanja i ako menadžment koristi samo jedan od ovih načina odlučivanja, onda to nije dobro jer se gubi ili na efikasnosti ili na kvalitetu donetih odluka.

Pri tome, neophodno je da menadžer jasno predstavi svom timu kako se koje odluke donose, kako oko toga ne bi bilo zabune. Na primer, često se dešava da se mešaju konsenzus i konsultacije, tako da zaposlenima, kada ih uključujete u proces odlučivanja, treba pojasniti da li ih pitate za mišljenje (pa ćete na osnovu tih mišljenja sami doneti odluku) ili želite njihovu saglasnost za odluku koja će se doneti.

Osim toga, ako je odlučivanje grupni čin, što podrazumeva da odluku donosi tim, onda u proces odlučivanja treba uključiti prave ljude koji su dobri predstavnici svih grupa u preduzeću i bez čije podrške je nemoguće doneti pravu odlukuisprovesti je u delo.

Pri tome, atmosfera oko tog procesa odlučivanja treba da bude takva da je svakome dozvoljeno da slobodno kaže šta misli, znajući da će biti saslušan. Osim toga, da bismo od nekoga čuli nešto korisno, neophodno je ne samo da mu damo priliku da govori, nego i da mu postavimo pravo pitanje. U tom pogledu, tehnika "5 zašto" nam može pomoći da sagledamo suštinu problema. Na primer: Zašto smo nezadovoljni? Zato što nismo završili projekat na vreme? Zašto je obim posla bio veći nego što smo mislili da će biti? Zato što smo potcenili složenost posla? Zato što smo izvršili brzu procenu bez analize pojedinačnih faza u realizaciji projekta?

I tako dolazimo do jasnije definicije problema. I onda jednom kada je problem jasno definisan, često je potrebno smisliti što više ideja koje mogu biti moguće rešenje problema, a u tome nam pomaže brainstorming tehnika.

Razmatranje različitih opcija

U procesu samog definisanja problema, ali i rešenja za problem, vrlo je bitno i istražiti moguće opcije iz različitih uglova. Na primer, neko ko je iz marketinga drugačije gleda na problem od nekoga ko je, recimo, iz finansija i njihovi različiti uvidi su veoma dragoceni za sagledavanje cele situacije.

Dalje, različite opcije treba razmotriti i s obzirom na rizik koji nose, odnosno moguće posledice, kao i s obzirom na resurse kojima raspolažemo, ciljeve kojima težimo i dugoročnu orijentaciju koju imamo.

A pri razmatranju različitih opcija korisno je poslužiti se analizom sila uticaja (Force Field Analysis) kako bismo razmotrili razloge za i protiv svake opcije. Ova tehnika podrazumeva da na sredini lista hartije opišemo plan koji imamo i sa jedne strane razloge koji govore u prilog tog plana, a s druge strane razloge koji govore protiv. Zatim, svakom razlogu za i protiv dodeljujemo odgovarajuću vrednost, s obzirom na važnost koju dati razlog ima za uspeh plana. Na primer, vrednost 1 znači da je razlog od najmanjeg značaja za uspeh plana dok vrednost 5 znači da je razlog od najvećeg značaja za uspeh plana. Na kraju saberemo sve vrednosti za i protiv da bismo videli na koju stranu tas preteže. Ova tehnika može da se koristi i nakon što je odluka doneta da bi se videlo kako povećati šanse za njen uspeh.

Naravno, ima i drugih metoda za procenjivanje ispravnosti odluke i jedna od njih uzima u obzir i finansije. Tako se finansijska analiza različitih poslovnih opcija naziva cost-benefit analiza i njome se utvrđuju i novčano iskazuju svi troškovi koje određeni plan, odnosno projekat podrazumeva, kao i sve finansijske koristi koje bi iz te investicije proistekle.

Načiniti pravi izbor

I nakon što smo razmotrili svaku opciju neophodno je odlučiti se za jednu od njih pri čemu je nekada izbor očigledan, a nekada ga je teško načiniti.

Ukoliko nam je teško da se odlučimo, možemo se poslužiti još nekim tehnikama koje će nam olakšati izbor, kao što su matrica odlučivanja (Decision Matrix or Grid Analysis) u kojoj opcije predstavljaju redove u tabeli, a faktori koji utiču na uspeh tih opcija predstavljaju kolone, što omogućava da se razmotri svaka od mogućih kombinacija opcija/faktor. Ili se koristi tehnika istovremenog poređenja dva po dva faktora (Paired Comparison Analysis) kako bismo odredili važnost koji svaki od njih ima za uspeh određenog plana ili strategije.

Takođe, kod izbora između različitih opcija korisna je i tehnika stabla odlučivanja (Decision Trees).

Osim toga, kada je kriterijum na osnovu kog treba da se donese odluka subjektivan, a odluku donosi grupa ljudi i potrebno je postići konsenzus, korisne su tehnike poput nominalne grupne tehnike (Nominal Group Technique) i višestrukog glasanja (Multi-Voting), koje pomažu ne samo kod biranja između više opcija, već i kod određivanja prioriteta nakon što je određeni izbor već načinjen, kako bi se isplanirala preraspodela resursa i novčanih sredstava.

Osim, prethodno pomenute dve tehnike poznata je i Delfi tehnika (Delphi Technique) koja pokreće višestruke prepiske, koje predstavljaju diskusije i razmenu argumenata između ljudi. Po potrebi prepiske mogu da budu i anonimne što je naročito korisno kada treba da se dobije mišljenje velikog broja eksperata od kojih se neki možda međusobno i ne slažu najbolje.

Kada je odluka doneta

I na kraju, jednom kada je odluka doneta, treba je iskomunicirati, odnosno vrlo je bitno tu odluku predstaviti i objasniti svima onima od kojih sprovođenje odluke zavisi. Što više informacja ponudimo u vezi mogućih rizika, ali i mogućih koristi koje su vezane za tu odluku, verovatnije je da ćemo imati neophodnu podršku ljudi.

Ukoliko će nečiji interesi biti ugroženi normalno je očekivati veliki otpor s te strane. Zašto bi nas neko podržao? Šta će dobiti time? To su najvažnija pitanja na koja treba da odgovorimo.

Međutim, samo sprovođenja donetih odluka je tema za sebe koja se posebno obrađuje u okviru projektnog menadžmenta i upravljanja promenama.

(Napomena: autorka teksta je Nataša Šovljanski, HR savetnica na sajtu Mojtim.com)