Ko sme da ide sa otkopčanim sakoom - Poznavanje poslovnog i diplomatskog protokola deo ličnog imidža ali i ugleda organizacije

Kako diplomatski reći "ne"? Kako komunicirati sa predstavnicima drugih kultura? Koje su skrivene poruke govora tela prilikom poslovnog susreta? Koji učesnik ima prednost prilikom poslovnih susreta? Kako napisati zahvalno pismo? Šta bi sve trebalo znati o poslovnom ručku? Kada, kome i kako poklanjati poslovne poklone?

Odgovori na ova pitanja su samo neka od pravila poslovnog protokola kojih bi trebalo da poznaju državni službenici, direktori i menadžeri kompanija, šefovi službi protokola, zaposleni u diplomatskim predstavništvima i misijama međunarodnih organizacija, PR konsultanti…

Poslovni protokol obuhvata opšteprihvaćena pravila i standarde profesionalnog ponašanja u poslovnom svetu. Cilj poslovnog protokola je da olakša komunikaciju i minimalizuju razlike koje postoje između naroda i kultura sveta.

"Europrotocol - Evropska škola protokola", osnovana 2011. u Londonu, globalni je lider u organizovanju seminara i obrazovnih treninga iz oblasti poslovnog i diplomatskog protokola, savremene komunikacije i pregovora. Od 2003. "Europrotocol" posluje i u kancelariji u Beogradu.

Duša Adamič-Vidanović (Foto: Suzana Obradović)

- Cilji naših programa je, da prenesu odmah primenljiva znanja, konkretne odgovore na pitanja klijenata, korisne savete i da pripomognu stvaranju nečijeg ličnog profesionalnog imidža i ugleda organizacije. Postoji obrazac ponašanja u diplomatskom i poslovnom svetu koji se razlikuje od lepog ponašanja - kaže u razgovoru za "eKapiju" Duša Adamič-Vidanović, direktorka evropske poslovne škole protokola "Europrotocol".

eKapija: Sa kojim svetskim kompanijama je sarađivao "Europrotocol"?

- U proteklih desetak godina zaista smo sarađivali sa mnogobrojnim kompanijama i organizacijama u regionu i šire: u Evropi, Africi i Aziji. Izdvojila bih samo neke od njih, a to su pre svega seminari i konsultacije koje održavam u Briselu za Evropsku komisiju i Evropski parlament, mnogobrojne vladine institucije u svetu i nacionalne parlamente. Održavamo redovne treninge u Londonu za mnogobrojne kompanije i dve najveće svetske naftne korporacije "SaudiAramco" i "Gazprom".

Principi protokola se koristi u svim vladnim i državnim institucijama, diplomatskim misijama, međunardnim organizacijama, korporacijama, financijskim organizacijama, uticajnim PR kancelarijama. Trening daje učesnicima instrukcije o pravilima koja regulišu komunikaciju na međunarodnom nivou kako u javnom tako i privatnoj sferi života.

eKapija: Kojim državnicima, članovima vlada, ste držali obuku?

- Bilo je dosta vladinih predstavnika koji su shvatili važnost dobrog poznavanja etikecije i protokola mada bih bila iskreno srećna kada bi i najviše strukture vlasti povele malo više računa u ophođenju i poštovanju pravila između sebe, a ponajviše u odnosima sa stranim delegacijama. Sa našom obukom učesnici stiču sposobnost odličnog snalaženja i ophođenja u obavljanju svoje aktivnosti od diplomatske, državne i poslovne važnosti.

eKapija: Da li ima razlika između država, kultura "istoka" i "zapada" u smislu prihvatanja pravila koja su predviđena poslovnim odnosno diplomatskim protokolom?

- U savremenoj diplomatiji cilj opšte prihvaćenih pravila ponašanja odnosno protokola je, da olakša komunikaciju i minimalizuje na najmanju meru razlike koje realno postoje između naroda i kultura sveta. Cilj je olakšavanje rada i saradnja na svim nivoima između predstavnika država, međunarodnih organizacija, institucija koje rade na međunarodnom nivou. Isto važi i za korporativno savremeno okruženje. Međukulturne razlike se tako smanjuju i olakšavaju poslovnu saradnju.

eKapija: Da li postoje razlike u poslovnom i diplomatskom protokolu odnosno obučavanju muškaraca i žena?

- Veliki izazov za poslovni i diplomatski protokol predstavljaju odnosi između muškarca i žene u različitim sredinama i kulturama. Da se nadovežem na prethodno pitanje, poznavanje bitnih elemenata kao i razlika između "istoka i "zapada" je vrlo često presudno za naš poslovni odnosno diplomatski odnos.

eKapija: Koji su to naši ili svetski političari za koje mislite da bi trebalo da prođu obuku?

- Veoma su česta najgrublja kršenja poslovnog i diplomatskog protokola u samom vrhu tzv. poslovne i političke elite. Svedoci smo da nas ponekad predstavljaju ljudi koji nemaju ni najosnovnije manire (kućni bonton), ljudi čija je komunikacija veoma primitivna. Svi poslovni ljudi i političari bi trebalo da prođu neki nivo treninga a posebno oni koji su u direktnom kontaktu sa poslovnim partnerima i diplomatama iz inostranstva.

eKapija: Koje vrste obuke su najtraženije?

- Naš moto je "Creating global professionals". Želja nam je da našim polaznicima ponudimo znanje i veštine koje ne mogu naći u klasičnom obrazovnom programu. Koncentrišemo se na savremene i konkretne programe koji se mogu istog trenutka primeniti.

U svetu se rangiramo kao vodeća kompanija za obrazovanje na polju diplomatskog i međunarodnog poslovnog protokola. Želela bih da naglasim da su naši treninzi o pregovorima takođe veoma popularni i odlično posećeni.

eKapija: Jedno od prvih pravila poslovnog protokola je način rukovanja…

- Prilikom prilaska gostu leva ruka je spuštena uz telo, sako uvek zakopčan, a donje dugme otkopčano. Druga ruka je spremna za rukovanje malko podignuta. Jedini muškarac koji može da ostavi sako otkopčan je onaj koji radi u obezbeđenju.

Običaj da se donje dugme na sakou ne zakopčava datira sa početka 20. veka od kralja Edvarda koji je na jednom prijemu zaboravio da zakopča poslednje dugme. Englezi su tada diktirali modne trendove, pa su prisutni mislili da je to nova moda i od tada muškarci ne zakopčavaju donje dugme na sakou.

eKapija: Obučavate klijente i o sastavljanju liste prvenstva prilikom određenih skupova, izrada nacrta programa i agende, kako se ispraćaju i dočekuju određeni gosti, organizovanje logistike prevoza i VIP smeštaja …

- Ako su nam osnovni principi protokola poznati onda je komunikacija jednostavna. Poslovni susreti samo deluju spontano, a u stvari su dobro pripremljeni jer je sve upisano u scenario poslovnog protokola. Ako pozovete na sastanak 10 direktora neke korporacije koji su svi istog ranga, a treba na primer da napišete listu zvanica, prvi na listi je onaj koji je najviše uložio u kompaniju. Ako su svi uložili jednako, u poslovnom protokolku vreme je drugi parametar odnosno koliko dugo obavljaju svoju funkciju. Ta hijerarhija je onda osnova i za redove za sedenje, sastanke i dr.

eKapija: Koja sugestija, pravilo se najteže prihvata?

- Često se susrećemo sa ljudima iz struke koji su profesionalci u svom polju delovanja dugi niz godina i koji rade svoj posao na određeni način. Ako im mi skrenemo pažnju na neki detalj velika većina to sa zadovoljstvom prihvati. Na zalost postoje i oni koji su inertniji i teško prepoznaju i prihvataju promene koje su u interesu njihove organizacije.

Konkretno neki pogrešno shvataju postovanje protokola kao skup šturih, ograničavajućih, asketskih pravila koji će ih sputavati u njihovoj komunikaciji. A realnost je upravo suprotna, savremeni profesionalci koriste uputstvai i smernice koje nam poznavanje protokola nudi i koriste ga u svoju korist. Dobro poznavanje protokola omogućava im da se u svakom trenutku osećaju samouvereno, opušteno i da predstavljaju sebe, kao i svoju organizaciju u najboljem svetlu.

eKapija: Ko je prošao iz Srbije obuke "Europrotocola"?

- "Europrotocol" odlično sarađuje sa brojnim ministarstvima, parlamentom, vrhovnim sudom, predstavnicima gradova i opština, političkim partijama i uspešnim kompanijama u Srbiji.