(BC Bilten) Sastanci, svaka sekunda je važna

Kada već morate da izvučete prodajni tim sa terena ili okupite važne menadžere kojima je svaka sekunda od značaja, vrlo je važno da napravite atmosferu efikasnih sastanka. BC Bilten je i ranije pisao o efikasnom rukovođenju sastanaka.

1. Merite vreme.

Pokušajte da ograničite vreme za svaku tačku diskusije na sastanku. Ukoliko vam se čini da se diskusija produžila pokušajte da je privedete kraju ili brže pređete preko nekih tema koje nisu od ključne važnosti.

2. Iznenadite sve.

Uradite uvek nešto drugačije na svakom sastanku. Podelite svima lizalice, bombone ili neki dobar članak iz novina. Saradnici će uvek sa nestrpljenjem očekivati novo iznenađenje i novi sastanak.

3. Počnite sastanak najproblematičnijom temom.

Obično se problematične teme ostavljaju za kasnije. Ljudima je mnogo lakše da krenu sa opuštenim i laganim temama kako bi se na kraju diskutovalo o problematičnim pitanjima. Pokušajte da preokrenete taj redosled na sastanku i bićete mnogo uspešniji. Ponekada zakažite sastanak koji će se baviti samo jednim problematičnim segmentom u okviru celog projekta na kome radite.

4. Uvek afirmišite ciljeve organizacije.

Iskoristite svaki sastanak kako biste podsetili na opšte ciljeve za naredni period, polovinu godine ili godišnji plan. To naravno ne znači da svaki put držite govor ili terate druge da govore napamet misiju kompanije. Jednostavna kratka rečenica na kraju sastanka koja će podsetiti zaposlene da je ovogodišnji cilj da se udvostručiti prodaja u određenom sektoru biće dovoljna.

5. Pohvale.

„Čestitam“ ili „Hvala“ su reči koje prijaju timu na bilo kom sastanku. Koristite ih.

6. Follow up.

Po završetku svakog sastanka obavezno imenujete saradnika koji će napisati tzv. „contact report“ sa zaključcima sa sastanka i konkretnim zadacima koji će biti mejlom prosleđeni svima.