"Microsoft Dynamics CRM Online" ili "On-Premise"?

Pri odabiru načina implementacije "Microsoft Dynamics CRM" rešenja u principu postoje dve opcije – "CRM Online" i "CRM On-Premise". "CRM Online" je hostovan u "Microsoft Cloud"-u i predstavlja "ključ u ruke" opciju. "CRM On-Premise", s druge strane, dozvoljava (ili zahteva) da postavite servere i aplikacije sami.

Postoji i treća opcija gde "Microsoft" partner hostuje "On-Premise" rešenje (kao što je E2 CRM Hosting), ali ćemo i tu opciju u daljem tekstu posmatrati kao "On-Premise".

Postavlja se, dakle, pitanje – koju od ovih opcija odabrati? Odgovor na ovo pitanje je, naravno – onu koja najviše odgovara vašem poslovanju. Lakše je reći nego utvrditi, ali evo nekoliko faktora koji bi mogli da budu dobar početak u razmatranju opcija koje su pred vama.

Podaci u okviru "CRM Online-a" su zaštićeni sa 5 sigurnosnih slojeva i "disaster recovery" servisa, a zaštita je u potpunosti u skladu je sa zahtevima EU standarda i ISO 27001. Detaljnije o sigurnosti podataka na CRM online možete pogledati na "CRM Trust Center" gde postoji kompletna lista preduzetih predostrožnosti.

Ovakve mere u "CRM On-Premise" okruženju može da priušti vrlo mali broj malih i srednjih preduzeća.

S druge strane "On-Premise" okruženje pruža potpunu kontrolu – ukoliko već imate infrastrukturu, tim koji je obučen i spreman da odgovori na različite izazove i dobro definisanu politiku bezbednosti, "On-Premise" opcija neće puno povećati vašu investiciju u sigurnost podataka, a bićete sigurni da je sve urađeno onako kako vi želite.

U ranijim verzijama "CRM Online" pluginovi nisu bili opcija, međutim to sada više nije slučaj (iako se način instaliranja i dalje razlikuje u odnosu na "On-Premise" i može zahtevati dodatan posao).

Ovo znači da je sada moguće prilagođavati i "CRM Online" svojim konkretnim procesima i procedurama kao i u "On-Premise" okruženju. Ograničenje koje postoji je maksimum 200 workflow-a (procesi rada) i 300 prilagođenih objekata.

Ovo je izuzetno visok limit i teško da bi bilo kom malom ili srednjem preduzeću trebalo više od toga. Naravno, On-Premise opcija po prirodi stvari uvek pruža veću fleksibilnost u opcijama prilagođavanja.

U obe opcije – i "Online" i "On-Premise", za skladištenje podataka se koristi "Microsoft SQL server". Međutim, u slučaju Online opcije korisnici nemaju direktan pristup bazi podataka.

Ovo znači da se u Online varijanti kreiranje izveštaja vrši putem FetchXML jezika, umesto TSQL-a, što sa sobom donosi određena ograničenja u pogledu vrsta izveštaja koje je na taj način moguće dobiti. Postoje načini da se i ovo prevaziđe, ali potrebno je dodatne troškove takvih radova uračunati u celokupnu investiciju.

S druge strane, "CRM Online" ima prirodnu vezu sa "Power BI" i "Excel Power Query"-jem, koja za "On-Premise" varijantu podrazumeva nešto dodatnog posla i instaliranog CRM for Outlook klijenta.

Takođe, treba imati u vidu da "CRM Online" ima limit u količini podataka koji se tamo mogu skladištiti – 50GB za početak i 2,5 GB za svakih 20 "professional user" licenci (do 50GB), nakon toga potrebno je platiti dodatni prostor. Treba reći i to da ovo nikako nije zanemarljiv prostor i najvećem broju malih i srednjih preduzeća neće biti potreban dodatni prostor, osim ukoliko se u CRMu ne skladišti video ili foto materijal kao neka vrsta evidencije.

Kada govorimo o instalaciji i podešavanju sistema, kao delu implementacije, situacija je dosta jasna – uz "Office 365" i "CRM Online", novu organizaciju možete postaviti u roku od nekoliko sati i to sa vrlo malo tehničkog znanja i bez ikakvog dodatnog hardvera.

On-Premise opcija, s druge strane, zahteva visok nivo ekspertize (i to iz različitih oblasti) i relativno veliku investiciju u hardver. Često će biti potrebna i pomoć "Microsoft" partnera, budući da je potrebno znanje o aktivnim direktorijumima, Federation Serviceima, SQL serveru i svemu ostalom što ide ruku pod ruku uz postavljanje web aplikacije.

Modeli naplaćivanja su za online i on premise varijante, očigledno, različiti. Ovde ste pred izborom – mesečno plaćanje ili dugoročna investicija.

Troškovi iznajmljivanja u načelu čine 4–5% troškova kupovine, kada se obračunava na mesečnom nivou. Međutim, postoji pitanje koliko taj podatak realno prikazuje situaciju, ne samo zato što bi pri posmatranju dužeg perioda (preporučuje se 5 do 10 godina) možda slika bila sasvim drugačija za konkretnu organizaciju, već i zato što se u momentu prestanka plaćanja Online pretplate ostaje u potpunosti bez aplikacije, dok je sa On-Premise opcijom stvar potpuno drugačija.

"Microsoft" uobičajeno objavljuje 4 nadogradnje godišnje. Na početku "CRM Online" nadogradnja je sprovođena po modelu u kome proizvođač obavesti korisnike u kom vremenskom periodu će nadogradnja biti dostupna, čime se organizaciji ostavlja vreme za pripremu, međutim nakon određenog roka nadogradnja je implementirana bez obzira na stepen spremnosti organizacije.

Sada je to drugačije i "CRM Online" pruža fleksibilnost pri primenjivanju novih nadogradnji, gotovo kao i "OnPremise" verzija.

Razlika, svakako, leži u tome što u slučaju Online verzije nadogradnja se radi automatski (odnosno, Microsoft testira i sprovodi update umesto vas). I pored toga, testiranje u sopstvenom okruženju pre puštanja u produkciju je i dalje preporučljivo, naročito ukoliko CRM radi sa nekim drugim rešenjima i ukoliko je dodatno programiran za prilagođavanje konkretnim potrebama.

U CRM online varijanti, sve nadogradnje su besplatne, dok kod "OnPremise" verzije klijent mora da ima aktivan software assurance kako bi organizacija imala pravo bez dodanih ulaganja na sve nove verzije.

Treba imati u vidu i to da "Microsoft" sada radi po "Cloud First" principu, što znači da se sve nove funkcionalnosti prvo objavljuju na Cloud verziji, a zatim za OnPremise korisnike. Ovo odlaganje može biti i do 9 meseci dugo.

Autor teksta "Extreme" tim.