(BC Bilten) Global Bizz + Tips&Tricks - Sastanci su, ipak, najbolji

BC Bilten vas već 139. nedelja pozdravlja i upućuje u tajne poslovnih gurua i najboljih poslovnih praksi. Ta rubrika se zove TIPS&TRICKS i razlikuje se od druge naše standardne rubrike GLOBAL BIZZ. Kako BC Bilten pokušava da uvek bude vanstandardan, novi i drugačiji, danas ćemo te dve rubrike iskombinovati. Predstavljamo vam istraživanje koje se bavi sastancima, ali vam dajemo i nekoliko korisnih saveta u vezi sa sastancima koje možete primeniti u svom poslovanju. Uživajte.

Istraživanje o sastancima

Sastanci su najpopularnija forma komunikacije za većinu zaposlenih, uprkos tome što ih najčešće vide kao borbenu arenu za igre moći i trku za prevlast u organizacijama.

Istraživanje konsultanstke kuće Office Angels koje je sprovedeno na 1400 zaposlenih, ukazalo je da 76% njih smatra da su sastanci stresni, a 53% pre sastanka pati od anksioznosti zbog potrebe da se dokaže. Jedan od 5 radnika priznaje da slabije spavaju tokom noći pre velikog sastanka. Skupovi u savremenom poslovnom okruženju predstavljaju prečesto teren za bitku oko prevlasti u firmi, psihološko nadmetanje.

Šef stiže poslednji

Savremeni sastanci su postali posebna vrsta rituala sa simboličkim značenjima. Zavisi kada stižete na sastanak, gde sedite i kakav status time stičete. Čak se 72% zaposlenih se složilo da šef uvek stiže poslednji, i da ga čekaju do 20 minuta pre nego se uobičajeno pojavi. 82% je doživelo sukobe i frikciju tokom sastanaka, a 19% i ono što bi nazvali užarenom raspravom. 65% radnika obično izabere da sedi pored svog najbližeg saveznika na

potencijalno stresnim i teškim sastancima.

Šta ne činiti

Određeni postupci dovode radnika u opasnost od gubljenja posla. Ono što su radnici u istraživanju detektovali kao greške koje treba izbeći tokom sastanaka uključuju:

-neproveravanje tehnike i logistike pre velikih prezentacija (87%)

-odgovaranje na pitanje pre nego se šefu da prilika da govori (56%)

-preskakanje vođenja beleški odnosno gledanje u prazno i “uvrtanje” kose (43%)

-kada mlađi službenici ne vode računa jesu li čaj i kafa svima posluženi i šolje uvek pune (26%).

savet BC Bitena : PLANIRANJE ISHODA SASTANAKA

Odlučite kakav ishod treba da ima vaš sastanak i koji je cilj svake od tačaka dnevnog reda, te u agendi to i zapišite pored svake stavke. Svaki od učesnika treba da zna šta se od nje-ga očekuje, te će i sastanak biti produktivniji. Tipični ishodi koji se mogu postaviti za tačke dnevnog reda na sastancima su:

* Odluka

* Diskusija

* Informacija

* Planiranje (e.g. radionice, istraživanja)

* Generisanje ideja

* Dobijanje povratne informacije/feedback

* Iznalaženje solucija

* Dogovaranje/usaglašavanje (e.g. ciljeva prodaje, budžeta)

* Postavljanje kompanijskih pravila

* Tim-bilding/motivacija

* Gost govornik- informacija, inicijative.