Niko nije planirao da bankrotira, al' je bankrotirao jer nije planirao!

"Ako ne znamo u koju luku plovimo, nijedan vetar nije odgovarajući." (rimski književnik i filozof Seneka, na početku nove ere)

Da li ste se ikada zapitali kako planira svetovno tijelo verske zajednice? Na period promjene od 50 ili 100 godina? Ili, od čega zavise pobjedničke vojskovođe, njihov sistem planiranja vojnih resursa i njihovi uspjesi na bojnom polju?

Svaki menadžer je bezbroj puta čuo da je planiranje ključna faza procesa rukovođenja i, da bi poslovanje preduzeća bilo uspješno (efikasno i efektivno) u kratkoročnom i dugoročnom periodu, treba na vrijeme uraditi plan poslovanja i realizovati ga u skladu sa postavljenim parametrima.

Strateško planiranje, operativno planiranje, planiranje (sopstvene) karijere - u čemu je suština planiranja?

Živjeti, raditi i (uspješno) poslovati u okruženju današnjih brzih globalnih promjena, nestabilnih tržišta i stalnih tehnoloških unapređenja nameće potrebu za odgovornim, fleksibilnim i ažuriranim planiranjem (i izvještavanjem). Gdje je i kako je nastala razlika u planiranju poslovanja danas u odnosu na kvalitet planiranja u prethodnim dekadama? Brzina promjena na današnjem tržištu daleko je veća i ćešća čak i u toku samo jedne godine, a kamoli u odnosu na prethodnu plansku godinu.

Suština planiranja leži u upravljanju promjenama sa ciljem da poslovanje organizacije (preduzeća) ide u željenom pravcu i razvoja i uspjeha. A to podrazumjeva: predviđanje budućih događaja, racionalizaciju i optimizaciju resursa, pripremu unutrašnje organizacije na promjene, fleksibilnost u procesu donošenja odluka... Planiranje podrazumjeva i promjene u ponašanju svih zaposlenih. I do čega dolazimo? Pa ukoliko i funkcionalni menadžeri i zaposleni nisu, svako na određen način, uključeni od samog početka u proces planiranja i potom, po usvajanju planskih dokumenata od strane uprave preduzeća, upoznati sa usvojenim planskim dokumentima, dolazi do otpora u primjeni i neadekvatnoj implementaciji.

Uspješna organizacija planira svoje poslovanje kroz pravovremenu izradu dvije grupe planskih dokumenta: Strateški program i Plan poslovanja.

Strateški program i plan poslovanja treba da obuhvati i razradi sve oblasti (vlasništvo, upravljanje, djelatnosti, rukovođenje...) kao i sve funkcije u preduzeću (marketing, finansije, razvoj, planiranje, ljudski resursi...).

Strateški program preduzeća danas treba da se radi za trogodišnji (dugoročni period) a operativni plan poslovanja za kalendarsku godinu (kratkoročni period).

Godišnji operativni plan poslovanja treba da sadrži: definisane uslove poslovanja za svaki profitni centar posebno, utvrđene prioritete za obezbjeđenje potrebnih resursa, razrađene aktivnosti po funkcijama, pokazatelje stepena korišćenja svih resursa, i sve to kroz tabelarne i grafičke prikaze radi jasnijeg utvrđivanja i prikazivanja ciljeva i zadataka u realizaciji. Za svaku poslovnu godinu poslovodstvo treba da utvrdi kalendar planiranja (rokove, obim i ohuhvat pokazatelja poslovanja).

Izrada Strateškog programa i Plana poslovanja nije jednokratan događaj. To je proces!

U izradi oba dokumenta obavezno učestvuju (operativni i funkcionalni) rukovodioci. Na bazi smjernica dobijenih od strane uprave preduzeća određuju se polazni parametri za izradu Strateškog programa. Cilj izrade godišnjeg plana poslovanja je operacionalizacija Strateškog programa kroz definisanje neophodnih resursa, budžetiranje, razrada poslovnih aktivnosti po funkcijama, i određivanje rokova za realizaciju plana (polugodišnji, kvartalni, mesečni, nedeljni, dnevni). Planovi moraju da budu utemeljeni na realnim ciframa i konkretizovani za svaki profitni centar i svaku službu, sa jasno definisanom hijerarhijom odgovornosti i sve to u skladu sa organizacionom strukturom preduzeća. Rukovodstvo preduzeća u skladu sa rokovima za izvještavanje periodično vrši analizu poslovanja upoređujući sa svim segmentima planskog dokumenta (svaki profitni centar, sve oblasti, sve službe) i u zaključku izveštaja za vlasnika preduzeća dostavlja prijedloge za unapređenje poslovanja i realno utvrđenu ocenu profitabilnosti poslovanja za izvještajni period.
Napomena: analiza (polu)godišnjeg knjigovodstveno - finansijskog izvještaja nije dovoljna podloga za dobijanje razumne ocjene uspješnosti poslovanja preduzeća!

Iz iskustva preporučujem da se u toku izrade operativnih planova urade, tri planska scenarija: Pesimistički, Optimistički, Realni.

Kada govorim o tri različita scenarija istog godišnjeg plana poslovanja ne mislim na poznatu priču o polupunoj i polupraznoj boci vina, vode il" šta ko voli. Jer biznis nije priča u kojoj se planira da će se poslovati baš onako kako treba, tj. onako kako ste zacrtali. U prirodi preduzetnika je da bude optimista, u prirodi starijih i iskusnijih poslovnih ljudi je da balansira između pesimizma i realizma. Njihov pesimizam u planiranju nije da uvek gleda ka lošem poslovanju. Istovremeno, optimistično razmišljanje podrazum,eva sagledavanje šansi koje treba da se iskoriste na najbolji mogući način u godišnjem poslovanju kompanije.

Pošto je budućnost neizvjesna, a neophodno je planirati, onda je najbolje naći pravi balans između nalošijeg i najboljeg scenarija. A to znači iscenirate dva ekstremna plana, prvo pesimistički, potom optimistički a potom kao rezultantu dobijate realističan plan. Ovakva planiranja se tiču samo periodičnih - godišnjih planova, ona se ne odnose na strateška razmišljanja za cijeli poslovni napredak u narednih tri i više godina.

P.O.R. planovi imaju za cilj da u toku poslovne godine rukovodstvu preduzeća omogući širi manevarski prostor radi donošenja kvalitetnijih poslovnih odluka. U slučaju da se u toku poslovne godine dese neplanirani poremećaji na tržištu ili dođe do značajne promjene unutar same organizacije treba uraditi rebalans planova, a to znači da cijeli proces treba ponoviti. Na ovaj način izbjegavaju se nekontrolisane krizne situacije i ne dolazi do paničnog "gašenja požara".

Koji je plan dobar (ili loš)? Sve zavisi od posvećenosti rukovodstva planiranju, sposobnosti da usvojeni plan implementira i da se pri izveštavanju utvrdi realna ocjena poslovanja preduzeća!

Jedino je nepostojanje plana "planiranje" neuspjeha.

(Napomena: tekst je u potpunosti preuzet sa sajta Adižes centra)